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Guide du débutant pour la gestion de projet Kanban

Guide du débutant pour la gestion de projet Kanban

Récemment, j’ai consulté divers guides d’initiation à la méthode Kanban sur Internet. Bien que j’aie trouvé ces guides instructifs, j’ai eu du mal à en trouver un qui la démystifie vraiment. Voici donc un guide de gestion de projets Kanban qui se veut le plus simple possible. Pas de détails inutiles, pas de jargon.  

Je me suis concentré sur les équipes non informatiques étant donné que les programmeurs sont déjà gavés de processus Kanban.

Historique du Kanban

Après la Seconde Guerre mondiale, l’industrie automobile japonaise, comme le reste du pays, était en ruine. Toyota subissait de lourdes pertes en raison de la concurrence acharnée des constructeurs automobiles américains. Des entreprises américaines telles que Ford fonctionnaient avec une efficacité 10 fois supérieure à celle de Toyota. Il était alors évident que les machines et les personnes ne pouvaient être les seuls facteurs responsables d’une telle différence de productivité. 

En 1956, le directeur de Toyota, Taiichi Ono, s’est rendu aux États-Unis et a été impressionné par la façon dont les magasins de détail comme Piggly Wiggly ne stockaient que la quantité nécessaire de produits, réduisant ainsi le gaspillage. En plaçant le nombre nécessaire de produits en rayon et en conservant une quantité adaptée en stock, les magasins pouvaient répondre précisément à la demande. Les clients, pour leur part, n’avaient pas besoin de constituer de réserves comme les magasins étaient toujours suffisamment approvisionnés. Ainsi, ils achetaient uniquement ce dont ils avaient besoin. 

 

Taichi Ono (le père de la méthode Kanban) – image source

À son retour au Japon, Taiichi Ono a demandé aux employés de Toyota d’utiliser des fiches cartonnées pour suivre la demande de chaque produit fini. En produisant juste les quantités nécessaires, l’objectif était d’éviter aussi bien un surstock de matières premières qu’une surproduction. Il a nommé ce système Kanban, mot japonais signifiant « étiquette ». 

Nous n’entrerons pas dans les détails de l’utilisation de ces tableaux Kanban dans la construction automobile. Nous y reviendrons dans un instant à l’aide d’un exemple simple.

L’enfant adopté par l’informatique

Pendant des décennies, le processus Kanban n’a été utilisé que dans le secteur de la fabrication industrielle. En 2004, Microsoft a expérimenté l’utilisation de la méthode Kanban dans le cadre du développement de logiciels. Les résultats se sont avérés prometteurs. David Anderson s’est penché sur l’expérience de Microsoft en matière d’utilisation de Kanban dans son ouvrage de 2010 au titre sans équivoque : Kanban

David J Anderson -(image source – Shmula)

Aujourd’hui, le Kanban est devenu l’une des méthodes les plus populaires pour le développement de logiciels. À tel point que le Kanban est désormais instinctivement lié au développement de logiciels plutôt qu’à la fabrication industrielle.

Gérer des projets grâce au Kanban

Le Kanban est un processus flexible qui peut être adapté à votre flux de travail. La méthode fonctionnera pour autant que vous appliquiez ces 4 principes tirés du livre de David. 

  1. Les équipes doivent avoir de la visibilité : votre équipe doit pouvoir voir quelles sont les priorités et qui travaille sur quoi. Le Kanban ne peut pas fonctionner lorsque les gens travaillent de manière isolée. 
  2. Limitez les travaux en cours : efforcez-vous de réduire le nombre de tâches différentes sur lesquelles vous travaillez en même temps. Cette approche est essentielle pour garantir une meilleure efficacité. 
  3. Gérez le flux de travail : mettez à jour l’état d’avancement de votre travail au fur et à mesure et gardez la trace des ralentissements.
  4. Optimisez en permanence : incluez une boucle de retours dans votre processus pour permettre des améliorations progressives. 

Il existe de nombreux outils Kanban en ligne que votre équipe peut utiliser pour gérer ses projets. Prenons un exemple pour mieux comprendre. Pour ce faire, nous allons utiliser le Kanban de Taskworld

Imaginez que vous dirigiez le service marketing de votre entreprise. Votre équipe est composée de Lisa (rédactrice), Darius (concepteur graphique), Nathan (analyste de données) et Hannah (développeuse web). Jusqu’à présent, vous avez du mal à gérer les tâches de votre équipe. Vous avez donc décidé d’utiliser des tableaux Kanban. 

Utilisons le modèle Kanban le plus simple pour commencer.

taskworld-kanban-boards-are-powerful-and-intuitive

Vous avez trois listes de tâches : En attente, En cours, et Terminé. Dans la liste en attente se trouvent différentes tâches, semblables aux tableaux dans un Kanban. Vous avez choisi ces tâches pour votre équipe et votre objectif est de toutes les terminer dans la semaine. 

Le lundi, vous tenez une réunion rapide avec votre équipe pour discuter des tâches de la semaine. Vous attribuez également des tâches aux membres de l’équipe. Par exemple, les tâches de Darius (concepteur graphique) pour la semaine sont de concevoir le logo et le t-shirt de l’entreprise. Vous pouvez également ajouter des dates d’échéance à chaque tâche et des étiquettes pour indiquer celles qui sont prioritaires. 

Tous les membres de votre équipe ont accès à ce tableau. Cette disposition permet de répondre au premier principe de la gestion de projet Kanban : la visibilité.  Chacun sait ainsi quelles sont les tâches de la semaine, qui travaille sur quoi, et quand elles doivent être accomplies.

Maintenant que la planification est terminée, l’équipe peut se concentrer sur l’exécution. Chaque membre fait glisser une tâche de l’étape En attente vers l’étape En cours. Vous devez inciter votre équipe à se concentrer sur une seule tâche à la fois. 

Une fois que c’est fait, vous pouvez accéder au tableau à n’importe quel moment de la semaine pour voir ce sur quoi l’équipe travaille. Si d’autres tâches apparaissent au cours de la semaine, ajoutez-les aux tâches en attente. S’il est nécessaire de revoir l’ordre des priorités, vous pouvez en informer l’équipe dans le groupe de discussion du projet

Si vous souhaitez communiquer à propos d’une tâche spécifique, cliquez dessus et ajoutez votre commentaire. Cela permet de lier la conversation au contexte tout en la rendant particulièrement visible. Vous pouvez ajouter des mentions pour déclencher des notifications directes au destinataire, à la fois sur l’application et par e-mail. 

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Lorsque votre équipe ne se concentre que sur quelques tâches (de préférence une seule) à la fois, elle applique le deuxième principe du Kanban : minimiser les travaux en cours. La liste des tâches en attente permet de s’assurer que les tâches ne passent pas à travers les mailles du filet tandis que la liste des tâches en en cours permet de s’assurer que votre équipe consacre son attention et son énergie là où il le faut. 

Lorsqu’une tâche est terminée, votre équipe la glisse et la dépose dans la liste des tâches terminées. Vous savez ainsi que la tâche est prête à être examinée. Vous pouvez ensuite la réviser et, si vous êtes satisfait(e), la marquer comme étant achevée. Une fois que vous avez terminé une tâche, elle disparaît du projet Kanban, ce qui permet de conserver sa lisibilité. Vous pouvez revoir les tâches terminées en cliquant sur l’option Voir les tâches terminées au bas de chaque liste de tâches. 

Le troisième principe de la gestion de projets Kanban, c.-à-d. la gestion du flux de travail, est mis en œuvre lorsque chaque membre de l’équipe met à jour le statut de ses tâches et les déplace vers la liste qui convient. 

Vous pouvez rechercher des fiches Kanban (tâches) en utilisant le nom de la tâche, la personne assignée ou le type de tâche. Par exemple, si vous souhaitez consulter uniquement les tâches de Lisa dans le tableau, il vous suffit de taper son nom dans le champ Rechercher des tâches

search-for-tasks-in-your-board

Supposons que votre équipe continue à travailler sur les tâches et se réunisse à nouveau le vendredi pour faire le bilan de la semaine. Lors de votre bilan du vendredi, vous pouvez passer ainsi en revue les objectifs de la semaine, analyser les performances et mettre en évidence les points à améliorer. Optimisez en permanence : ce quatrième principe est essentiel. Sans lui, l’ensemble du processus Kanban s’effondre. 

Cette méthode simple permettra à votre équipe de s’adapter beaucoup plus facilement à l’évolution des besoins de votre entreprise. En effet, grâce à elle, tout le monde est instantanément informé des changements de priorité. Chacun peut également voir ce sur quoi ses coéquipiers travaillent. Plus important encore, vous pouvez vérifier si votre équipe travaille sur les bonnes tâches et intervenir si elle a besoin d’aide. Ceci est particulièrement utile si votre équipe compte des employés travaillant à distance. 

La méthode de gestion de projets Kanban est très flexible. Tant que vous respectez ces quatre principes, vous aurez la possibilité de l’adapter au mode de fonctionnement de votre équipe. 

Félicitations, vous savez maintenant comment utiliser le Kanban pour la gestion de vos projets. C’est un tremplin vers la méthode Agile. 

Inscrivez-vous sur Taskworld pour créer votre projet Kanban. 

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