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Comment instaurer une culture de la responsabilité au sein de votre équipe travaillant à distance ?

Comment instaurer une culture de la responsabilité au sein de votre équipe travaillant à distance ?

La responsabilité dans un environnement de travail à distance commence et se termine avec le leadership. Comme le dit Courtney Lynch dans son livre Spark, qui figure au classement New York Times des plus grands succès de librairie : « Les leaders poussent à la prise de responsabilités par leur capacité à accepter leurs propres responsabilités avant de blâmer les autres. » 

C’est cet état d’esprit qui engendre une culture de la responsabilité. Bien sûr, il y a des pommes pourries dans chaque groupe. Dans ces cas-là, un affrontement plus direct peut devenir nécessaire. Toutefois, la majorité des employés veulent faire du bon travail. Ils veulent soutenir leurs collègues, se sentir productifs et accomplir un travail qui contribue à la mission de l’entreprise.

Cela dit, il arrive que certaines personnes perdent le cap. Peut-être parce que les attentes n’ont pas été clairement définies ou que les collaborateurs ont perdu de vue le sens de leur travail dans l’ensemble du projet. Quelle que soit la raison, c’est aux dirigeants d’assumer entièrement la responsabilité de la réussite de leur équipe, de montrer l’exemple et d’essayer d’inciter chaque collaborateur à se surpasser. 

Une telle culture d’entreprise en matière de responsabilité ne se construit pas du jour au lendemain, et elle ne peut pas non plus être détruite par une seule personne ou un seul moment. En effet, elle se construit ou se détruit avec le temps, et peut finir par tomber dans l’oubli si elle n’est pas réaffirmée en permanence. Les sous-performances continues et les erreurs non contrôlées ont tendance à devenir la norme avec le temps. Il en va de même pour la régularité des commentaires et le coaching des performances. Les habitudes que vous autorisez ou encouragez finiront ainsi par façonner votre culture.

Jocko Willink, Navy Seal et auteur de best-sellers sur le leadership, le confirme : « Il n’y a pas de mauvaises équipes, seulement de mauvais leaders ». Concentrez-vous sur ce que vous pouvez contrôler et laissez les idées suivantes vous guider pour vous aider à établir une culture de la responsabilité au sein de votre équipe :

Engagez des personnes responsables

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L’instauration d’une culture de la responsabilité commence par le recrutement d’employés responsables. Cette réponse peut sembler facile, mais on n’insistera jamais assez sur ce point. Il ne suffit pas d’engager des personnes pour leurs compétences techniques et leur expérience : vous devez également vous assurer de l’adéquation de leur mentalité de travail. Si vous recrutez pour une équipe à distance ou si vous devez pouvoir vous adapter rapidement au télétravail, vous avez intérêt à disposer des bonnes personnes dès le départ.

Commencez par rechercher des personnes qui ont l’habitude de surmonter des difficultés, d’assumer leurs erreurs et qui ont rarement besoin qu’on leur dise quoi faire. Il est illusoire de penser que vous disposerez d’une équipe d’élite composée d’employés parfaits que vous n’aurez pas à gérer ou à responsabiliser, mais vous pouvez commencer par intégrer les bonnes personnes et à mettre votre équipe au défi non seulement de faire son travail, mais aussi de se dépasser le plus souvent possible.

Pour ce faire, il faut prendre le temps de bien embaucher. Même lorsque vous êtes dans une situation difficile et que tout le monde fait des heures supplémentaires, vous devez ralentir le processus de recrutement et vous assurer que les personnes que vous embauchez ne sont pas seulement des corps qui remplissent des sièges, mais de véritables contributeurs, c.-à-d. des personnes qui amélioreront l’équipe et l’entreprise. Prenez le temps d’apprendre à poser les bonnes questions lors des entretiens et faites en sorte que les candidats rencontrent d’autres membres de votre personnel afin de repérer les éventuels signaux d’alerte.

Facilitez la réalisation d’un bon travail

Si vos indicateurs clés de performance (KPI) peuvent être facilement falsifiés ou truqués, il serait intéressant de vous fier à des données plus concrètes. Bien entendu, vous pouvez créer des rapports d’activité qui indiquent le nombre d’appels passés ou d’e-mails envoyés par vos employés en une journée, mais ces rapports peuvent toujours être falsifiés. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les indicateurs liés au succès auprès des clients, tels que l’obtention de références, le respect des délais des projets ou la création de produits livrables.

Si vous embauchez des personnes responsables, que vous communiquez clairement et que vous vérifiez régulièrement vos indicateurs clés de performance, les heures de travail et les pauses ne devraient plus avoir d’importance. Ce qui compte, c’est que les membres de votre équipe se sentent soutenus par leurs collègues, que vous puissiez compter sur celle-ci et que vos clients soient satisfaits du produit final.

Pendant que vous y êtes, vous pouvez également commencer à programmer vos réunions à des moments opportuns. En effet, vos réunions de 8h pile et vos mises au point de 16h30 ne trompent personne : tout le monde sait qu’il s’agit moins de faire le point sur les projets que de s’assurer que tout le monde est connecté pour travailler. 

Au lieu de faire de la microgestion ou d’organiser des réunions inutiles, essayez d’un peu lâcher la bride aux membres de votre équipe. Faites-leur savoir que vous avez confiance en leur jugement et que vous vous attendez à ce qu’ils accomplissent leur travail dans les délais. Ils vous respecteront probablement davantage en raison de la confiance que vous leur accordez et voudront travailler dur pour se responsabiliser et responsabiliser les autres.

Définissez clairement vos attentes

Vos attentes doivent être claires et visibles afin qu’il soit facile de les retrouver et de s’y référer à tout moment.

Il nous semble que les individus veulent se montrer à la hauteur de la situation, et c’est souvent le cas. Mais le plus souvent, leurs possibilités sont définies par leur niveau de leur formation. C’est pourquoi il est dans votre intérêt de les former pour qu’ils puissent télétravailler efficacement. Dans le même ordre d’idées, dites à l’avance aux membres de votre équipe ce que vous attendez d’eux en matière de pratiques de télétravail. Il n’y a rien de pire que de laisser des choses importantes à l’interprétation. 

Précisez que vous n’attendez pas d’eux qu’ils se sentent enchaînés à leur ordinateur, mais qu’ils doivent répondre aux e-mails et aux messages instantanés dans un certain délai. Encore une fois, il s’agit de contrôler le résultat du travail et non l’activité même. En vous concentrant sur les résultats, vous contribuerez à votre succès. En vous concentrant sur l’activité, votre personnel aura le sentiment d’être étouffé, d’être soumis à une microgestion, voire de ne pas bénéficier de votre confiance.

Recourez à des réunions individuelles pour définir vos attentes, fournir des retours et aider vos collaborateurs à surmonter les obstacles qui freinent leur progression. Trouvez des moyens de renforcer les résultats et les comportements positifs, que ce soit en mettant en avant les succès individuels ou en offrant des récompenses comme des congés supplémentaires, des repas gratuits ou des cartes-cadeaux. 

Rappelez le tableau général à votre équipe

Tous les employés doivent avoir une « ligne de mire » sur les résultats souhaités par l’entreprise.

Il est essentiel d’avoir une vision d’entreprise en ce qui concerne sa réussite pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Le PDG d’Amazon, Jeff Bezos, a abordé la question de la vision d’entreprise dans une récente interview accordée à Inc, où il a déclaré ceci : « J’encourage toujours les gens à s’accrocher fortement à une vision et à s’y tenir fermement. Ne laissez personne vous en détourner. » 

Plus loin dans l’interview, il a apporté quelques précisions :

« Votre vision est extrêmement importante, mais elle ne mérite pas votre attention quotidienne. Vous avez besoin d’une vision en tant que pierre de touche, c.-à-d. une chose à laquelle vous pouvez toujours revenir si vous êtes perdus. Mais votre temps doit être consacré aux choses qui se passent aujourd’hui, cette année, voire dans les deux ou trois prochaines années. »

Prenez bien note de cette dernière phrase selon laquelle il faut consacrer du temps au présent et à l’avenir proche. Il y a un temps et un lieu pour voir grand et faire de grands projets, mais personne ne sait ce qui nous attend dans un avenir proche. 

Tik Tok a explosé en 2016 et compte désormais plus de 800 millions d’utilisateurs. Cette plateforme vole aujourd’hui rapidement des parts de marché à tous les autres réseaux sociaux. La COVID-19 a bouleversé tous nos plans pour 2020, laissant tout le monde se démener pour s’adapter en conséquence. Régulièrement, nous faisons de grands projets ou pensons savoir ce que l’avenir nous réserve, avant d’être secoués par des bouleversements sectoriels ou sociétaux.

Une meilleure solution consiste dès lors à se concentrer sur une vision globale. Forgez des valeurs d’entreprise que vous pouvez rappeler au début de vos réunions à distance, conservez-les en fond d’écran et réexaminez-les lorsque vous devez prendre des décisions difficiles. Rappelez-les souvent à vous-même et à votre personnel, mais, comme le dit Bezos, restez concentré sur le quotidien.

Utilisez les bons outils de gestion de projet

La mise en place d’un système de gestion de projets fiable peut faire toute la différence lorsqu’il s’agit de responsabiliser votre équipe travaillant à distance. Taskworld, par exemple, fournit à chacun un tableau de bord permettant de suivre l’évolution de chaque projet. 

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Taskworld peut même faciliter l’embauche de personnes responsables parfaitement adaptées à votre équipe !

Les projets sont décomposés en tâches individuelles qui peuvent être assignées à des membres spécifiques de l’équipe. En assignant des tâches et en fixant des délais, vous obtenez une image claire de l’avancement du travail. Dans l’espace de travail de chaque projet, vous pouvez suivre l’avancement des travaux en temps réel par le biais de publication de messages et de fichiers joints.

Un outil de gestion de projets adapté favorise la transparence et permet à chacun d’être sur la même longueur d’onde, ce qui stimule naturellement la responsabilisation et la productivité. Il s’agit en quelque sorte d’un tableau d’affichage ; lorsque les données relatives aux performances d’un projet sont publiées par ce biais, personne ne veut avoir le sentiment de ne pas avoir contribué au travail de l’équipe.

Ce que vous pouvez faire maintenant

  • Repensez votre stratégie de recrutement en la rendant plus progressive et plus méthodique. Donnez à votre équipe la possibilité de s’entretenir avec les candidats pour vous assurer que ceux-ci correspondent bien à la culture de l’entreprise.
  • Articulez la vision de votre entreprise d’une manière nouvelle et enthousiasmante. Créez une présentation autour de ce thème et offrez aux gens un moyen de rappel, comme un beau fond d’écran ou un cadeau portant les valeurs de votre entreprise.
  • Déployez un système de gestion de projet tel que Taskworld pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et que vous puissiez suivre de près les activités quotidiennes de votre équipe.

Enfin, n’oubliez pas de respirer. Le travail à distance est peut-être nouveau pour vous ou votre équipe, mais cela ne signifie pas qu’il soit risqué ou non fiable. N’essayez pas de contrôler la situation à tout prix et concentrez-vous plutôt sur la recherche de nouvelles opportunités. Le travail à distance est une réalité différente, cela ne fait aucun doute. Mais si vous prenez le temps, recherchez activement des résultats positifs et faites confiance à votre équipe, vous trouverez peut-être l’expérience plus agréable que prévu.

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