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Transformer la ferraille en matières premières

Le spécialiste de la transformation des métaux Lang Recycling déploie Taskworld pour améliorer la gestion de ses projets et accompagner sa croissance

Ce qui n’est que de la ferraille pour certains est une matière première précieuse pour d’autres. Située à Gaggenau (Allemagne), l’entreprise Gerhard Lang Schrott- und Metallrecycling GmbH & Co. KG s’est donnée pour mission de séparer et de récupérer les matériaux recyclables de la simple ferraille et de les retraiter à des fins industrielles en utilisant les technologies les plus modernes. Un recyclage efficace qui exige non seulement une technologie moderne et un savoir-faire de longue date, mais surtout des processus étroitement coordonnés. Pour soutenir l’organisation interne du travail et la gestion des projets de l’entreprise, ce spécialiste international du recyclage des métaux fait confiance à Taskworld depuis 2018, et a amélioré durablement la transparence et l’efficacité dans sa gestion interne des projets et des tâches. Cela permet à l’entreprise de gagner beaucoup de temps au niveau du management des équipes et de la coordination des tâches, mais aussi aux collaborateurs, qui peuvent mieux se focaliser sur les projets et les tâches les plus importants.

Les activités de Gerhard Lang GmbH & Co. KG couvrent les activités de recyclage d’aciers et de métaux, ainsi que les activités liées à son propre service de conteneurs. (Photo: Gerhard Lang GmbH & Co. KG)

Fondée en 1898, l’entreprise familiale Gerhard Lang GmbH & Co KG, qui en est aujourd’hui à sa quatrième génération de dirigeants, est une entreprise leader dans son domaine. KG est à l’heure actuelle un spécialiste de premier plan dans le domaine du recyclage de la ferraille et des métaux avec plus de 200 employés et plus de 700.000 tonnes de métal vendues dans le monde entier. Certifiée DIN EN ISO 9001, l’entreprise collecte et recycle sur une surface d’environ 70 000 mètres carrés les déchets métalliques de haute qualité provenant de l’industrie, conformément à la norme DIN EN ISO 14001, et fournit les matières premières secondaires ainsi obtenues aux fonderies, au commerce et à l’industrie. La gamme de services s’étend de l’analyse des déchets et du conseil en matière de recyclage et de réacheminement jusqu’aux questions logistiques d’élimination.

Optimiser l’organisation des projets entre départements

Jusqu’en 2018, les projets opérationnels de Gerhard Lang étaient encore largement gérés sans avoir recours à un système dédié. Les informations relatives au projet étaient, par exemple, souvent simplement échangées par e-mail et stockées dans des dossiers séparés. Les problèmes de communication causés par la correspondance par courrier électronique et le stockage séparé sur des serveurs de fichiers rendaient beaucoup plus difficile la recherche d’informations pour le monitoring des activités quotidiennes et le suivi des projets en cours.

L'analyse des déchets est une étape importante dans la récupération des matières premières secondaires.(Image: Gerhard Lang Recycling)

Des réflexions pour mettre en place une gestion plus efficace et plus transparente des projets entre les départements ainsi qu’avec les partenaires externes ont finalement conduit à la décision de totalement réorganiser l’organisation des tâches et des projets avec une solution intégrée de gestion de projet, de collaboration et de communication. “Dans un premier temps, nous nous sommes penchés sur les exigences qu’un tel outil de gestion de projet devrait remplir pour offrir la plus grande valeur ajoutée possible à notre activité opérationnelle”, explique Plisam Ekpai-Laodema, responsable informatique chez Gerhard Lang Recycling. La solution à choisir devait tout d’abord reposer sur un service en ligne et, au mieux, être disponible sur mobile, de sorte que les employés puissent y accéder indépendamment de leur lieu de travail ou de leur client. Les données devaient également être hébergées en toute sécurité et en conformité avec la réglementation RGPD dans un data center allemand certifié, avec un taux de disponibilité de >99 %, 24h/24 et 7 j/7. Enfin, il était important d’avoir un soutien germanophone et réactif pour pouvoir apporter des solutions rapides aux problèmes qui pourraient survenir.

"Taskworld est l’outil qui nous a le plus convaincu, non seulement grâce à son nombre de fonctionnalités élevé mais aussi pour ses outils de communication à plusieurs niveaux", déclare Plisam Ekpai-Laodema, responsable informatique chez Gerhard Lang Recycling. (Photo: Gerhard Lang)

Comparaison entre Trello, Taskworld et Meistertask

“L’étape suivante consistait à examiner quelques-unes des principales solutions telles que Trello, Meistertask et Taskworld dans le cadre d’une phase de test étendue. Cela devait nous permettre de mieux comprendre comment leurs différentes fonctions pourraient être utilisées dans le cadre de notre activité pour planifier, coordonner et suivre nos projets et tâches. Nous avons comparé les fonctionnalités de chaque solution et évalué les différentes approches, en prenant également en compte les possibilités de communication par le service de messagerie intégré, l’aperçu des délais, la saisie des temps passé, l’analyse et les statistiques de projet.”

Cela nous a permis d’avoir une bonne vue d’ensemble des ressentis utilisateurs pour l’une ou l’autre des solutions dans le cadre de nos projets quotidiens”, explique le spécialiste IT. “Trello n’exploitait à l’époque que des serveurs en dehors de l’UE : cela excluait de facto cette solution. Du côte de Meistertask, nous nous sommes confrontés à des limitations en termes de reporting et d’analyse des projets. Seul Taskworld a pu nous proposer l’offre globale la plus convaincante. L’outil couvre non seulement toutes nos exigences importantes, mais offre également des possibilités de communication à plusieurs niveaux. Nous avons ainsi pu lancer l’outil en production immédiatement, sans délai supplémentaire.

Pouvoir procéder à une allocation des ressources plus ciblée

Dans le passé, il était difficile de savoir qui faisait quoi, quels jalons avaient déjà été franchis et quel était l’état d’avancement des tâches et des projets de chaque collaborateur – sans parler du temps passé à répondre aux demandes ou à approuver et à coordonner les processus. “Par exemple, pour vérifier si une tâche en suspens était toujours en cours à l’heure actuelle, nous ne disposions d’aucun moyen direct. Planifier de manière fiable les ressources et les projets demandait une quantité de travail beaucoup trop importante. Aujourd’hui, nous avons de nombreuses possibilités de suivi. Taskworld ne nous soutient pas seulement dans la coordination de nos équipes et la gestion de nos processus de projet, il nous permet également de suivre en temps réel l’état des tâches et de savoir en un clin d’œil qui est responsable de quelles tâches et l’ordre de priorités à respecter. Cela nous permet d’aborder la planification des ressources de manière beaucoup plus ciblée, plus organisée et plus apaisée”, explique Plisam Ekpai-Laodema.

Gagner du temps pour ce qui compte vraiment

Si, par exemple, un salarié reçoit pendant son absence des informations relatives au projet d’un collègue, il se voit simplement attribuer une tâche avec un délai approprié et toutes les informations nécessaires – en cas d’urgence, d’autres salariés peuvent également être directement impliqués de cette manière. A son retour, le collaborateur recevra un récapitulatif complet de tout ce qui s’est passé en son absence – sans avoir à collecter laborieusement les informations en envoyant des e-mails et affecter les délais, priorités et tâches à chaque projet. “Avec Taskworld, nous gagnons beaucoup de temps aujourd’hui, car tous nos procédés de coordination, de documentation, de suivi et de recherche sont largement automatisés. Nous disposons ainsi d’une plus grande liberté d’action pour la réalisation concrète de nos tâches opérationnelles. Mais la plus grande valeur ajoutée de notre travail de projet est l’ajout de plus de transparence et de traçabilité au niveau de chaque tâche et de chaque projet. ” poursuit Plisam Ekpai-Laodema. “Le tableau de bord personnalisé pour chaque utilisateur est une excellente fonctionnalité. Nos collaborateurs n’ont pas besoin de voir et de suivre l’avancement de tous les projets en cours : le chef de projet ne donne uniquement accès aux responsables de projets qu’aux projets dans lesquels ils sont directement impliqués. Tout ce qui n’a pas d’importance immédiate pour l’employé est automatiquement masqué.”

En même temps, l’utilisation de Taskworld a considérablement réduit la quantité d’emails internes. Les collaborateurs reçoivent toutes les informations et tous les statuts nécessaires à leur travail via l’outil. Le besoin de coordination a été grandement diminué. Les collaborateurs de Gerhard Lang l’utilisent également comme outil d’auto-organisation, pour ne pas perdre de vue les délais ou pour garantir une planification plus fiable et une gestion plus efficace des tâches. Aujourd’hui, chez Gerhard Lang Recycling, Taskworld est utilisé dans tous les départements et fait partie de l’ensemble d’outils que manipulent au quotidien les collaborateurs.

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