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La multiplication des outils nuit à l’efficacité dans l’organisation de projets.

La multiplication des outils nuit à l’efficacité dans l’organisation de projets.
Taskworld réduit la pénibilité en matière de gestion de projets

Des outils numériques inadaptés (logiciels), incompatibles entre eux, trop nombreux, aux usages parfois complexes, nécessitant une connaissance accrue nuisent fortement à l’efficacité au travail et au bien-être des salariés.

Selon une étude internationale d’OpenText, 50% des salariés français se sentiraient stressés voire submergés par un trop grand nombre d’applications à manipuler par jour.

Les canaux d’information et autres outils de gestion de projets numériques ne cessent de se multiplier au bureau ; une consommation qui s’est accentuée notamment avec le passage au télétravail imposé.

D’après l’étude, plus de la moitié des interrogés utiliseraient plus de trois outils pour mener à bien un projet professionnel, et 12% déclarent se connecter à au moins une dizaine de comptes, d’outils et d’applications au quotidien.

Cette infobésité n’est évidemment pas sans conséquence sur le bien-être des salariés. 

Une perte de temps à se former et à rechercher de l’information

Toujours d’après cette étude, plus d’un salarié Français sur 3 passerait plus d’une minute à rechercher un fichier ou une information spécifique dans le cadre de son travail.

La démultiplication des outils numériques vient alors complexifier et alourdir le travail en équipes, alors même qu’ils ont été initiés pour les soulager !

L’arrivée d’un nouvel outil est souvent vécue par les équipes comme une source de travail supplémentaire sans contrepartie suffisante. Elle est généralement appréhendée comme un temps d’adaptation non négligeable et génère de l’anxiété liée justement à la compréhension et à la maîtrise du nouveau logiciel.

Taskworld réduit considérablement le nombre d'outils pour gérer vos projets d'entreprise

La multiplication des coûts et des risques

De manière évidente, la multiplication des outils numériques impose une augmentation des coûts, proportionnelle au nombre d’outils utilisés ! Le déploiement d’interfaces différentes, la maintenance, la gestion des droits et des administrateurs se complexifient dès lors que l’on utilise plusieurs outils.

D’autre part, le fait de faire évoluer les outils numériques va induire des effets de bord sur les autres, et donc démultiplier les risques (de pertes de données, de mauvaises migrations, de failles de sécurité…).

Sans compter, un nouvel effet sur les temps d’apprentissage, de maîtrise qui vont être allongés et multipliés en conséquence avec le nombre d’outils utilisés et donc de répercuter un stress sur les équipes.

L’objectif des outils de gestion de projets collaboratifs est pourtant de faciliter les échanges au quotidien et d’induire une organisation des projets simple et adaptée à tous les modes de fonctionnement.

C’est en ce sens que la solution Taskworld a été déployée. Il s’agit d’un outil central – tout en un – pour organiser les tâches quotidiennes de manière efficace, optimale, rapide et claire, de pouvoir planifier, coordonner et suivre des projets à partir d’un seul et même outil.

Ergonomie – opérabilité – clarté et communication 

La prise en main de la solution est simple et intuitive. L’interface est claire, très visuelle et offre une lisibilité et une traçabilité optimale de l’ensemble des étapes des projets à suivre.

« Je dois avouer qu’en seulement deux minutes, je me suis rendu compte que Taskworld est la meilleure gestion de projets et planificateur de tâches comparé à Trello, Wrike ou Omnifocus. Taskworld est juste fantastique, avec un très bon style ». Pablo Chamorro – PDG d’Ecomundis

Cette clarté et intuitivité réduisent ainsi drastiquement l’anxiété liée à la compréhension et à la maîtrise de l’outil par les équipes.

« C’est très haut de gamme, et très bien organisé. C’est un mélange de Slack (chat), Asana (gestion d’équipe), Trello (tableau de bord) et Gantt en une application. Je l’ai essayé et en une semaine, avec aucune hésitation, j’ai annulé tous mes autres abonnements car tout ce dont j’avais besoin était sur Taskworld. » Igor Bonatto – PDG de THT

Taskworld centralise à la fois :

  • La gestion de projets, des tâches et des sous- tâches : la planification du travail, l’assignation des tâches, leur avancée sont directement consultables par les équipes. Taskworld offre la possibilité de créer des dépendances entre les tâches permettant ainsi de mettre en place plusieurs niveaux de gestion au sein même des projets.
  • Le suivi des performances : Des rapports et des retours interrogeables sont disponibles en temps réel.
  • Le temps passé : Il est calculé pour chaque tâche, liste de tâches et projet et peut ainsi être monitoré.
  • La gestion des fichiers est simplifiée grâce un historique centralisé. Les fichiers sont dorénavant rangés et surtout conservés en un seul et même endroit ! La communication importante entre collaborateurs, les pièces jointes et les décisions prises peuvent être stockées dans Taskworld, donnant la possibilité à tous les participants de suivre les échanges, sans efforts et sur une très longue durée.
  • La perspective et suivi de projets : La gestion des projets est consultable en temps réel grâce à une timeline (une frise chronologique) afin d’anticiper les éventuels retards et pouvoir agir.
  • La communication interne : Taskworld offre la possibilité de communiquer à plusieurs niveaux. C’est aussi une véritable messagerie d’entreprise avec une fonctionnalité permettant d’accuser lecture.
  • La communication externe : La possibilité d’intégrer des partenaires externes au projet via la fonction « invité » est intégrée à Taskworld, un lien d’invitation est envoyé par courrier électronique (seuls les projets souhaités sont partagés, les autres restent confidentiels puisque les « invités » ne sont autorisés à voir que les projets pour lesquels ils sont activement impliqués, aucune installation supplémentaire, autorisation à définir, ou notion de coûts supplémentaires ne sont nécessaires).

Planifier des visioconférences avec google meet, rassembler des groupes de travail, de recherches sont dorénavant possibles sur une seule et même plateforme.

Tous les processus de coordination et de communication sont centralisés via Taskworld.  

Une fluidité dans la communication et un gain de temps colossal 

Tawkworld facilite la communication entre les membres d'un projet ou d'un travail

Avec la solution Taskworld, les collaborateurs bénéficient du même niveau d’information et disponible au même endroit. Cela permet de diminuer les besoins de coordination inutiles (réunions, mails…) et augmente la productivité des équipes. En cas d’absence d’un collaborateur, la solution offre la possibilité d’impliquer d’autres ressources et de l’en informer, de lui livrer un rapport complet sans qu’il ait à collecter laborieusement des informations. Les délais sont respectés et des collaborateurs sereins.

Le statut d’avancement de chaque projet est facilement accessible. Taskworld simplifie le travail des équipes en mode agile, leur permettant d’être actives sur plusieurs projets en même temps ; et être informées en temps réel de ce qui a été fait, ce qui est en cours ou achevé (avec des tableaux Kanban) sans avoir à cliquer et réaliser des allers/retours sur différents écrans.

Taskworld permet d’aborder la planification des ressources de manière beaucoup plus ciblée, plus organisée et plus apaisée.

Taskworld est LA solution pour gérer de manière simple, optimale et efficace les projets et permet un management davantage centré sur la collaboration. Il accompagne les entreprises vers plus de responsabilité et d’autonomie pour plus d’efficacité collective.

* Étude réalisée via Google Surveys en 2020. À la demande d’OpenText, 12 000 consommateurs ont été interrogés anonymement en Allemagne, en Australie, au Canada, en Espagne, en France, au Royaume-Uni et à Singapour. Le panel français comprenait 2000 participants.

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