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De l’importance d’une gestion de projets efficace dans une agence média de premier plan

CROSSMEDIA donne une nouvelle dimension à la réalisation de projets et à la collaboration en équipe grâce à Taskworld

Avec son siège social à Düsseldorf ses nombreux bureaux à Berlin, Hambourg, Londres, New York, Los Angeles et Philadelphie, CROSSMEDIA GmbH, est une agence média 360 qui offre des services complets : du conseil stratégique en passant par la communication cross-média. Afin de consolider le paysage système hétérogène déjà en place au sein de ses différentes équipes (paysage en autres composé d’Outlook, de divers services de messagerie, Trello, Basecamp et autres outils), la société vient de mettre en place une plate-forme centrale de communication et de gestion de projets : Taskworld. Depuis peu, les équipes de CROSSMEDIA ont fait l’acquisition de cet outil efficace nouvelle génération basée sur le cloud et qui facilite l’équilibre entre qualité, transparence et efficacité dans l’organisation des activités quotidiennes.

CROSSMEDIA emploie actuellement plus de 500 collaborateurs répartis sur les sites de Düsseldorf, Berlin, Hambourg et Londres, ainsi que ceux de New York, Philadelphie et Los Angeles (Image : CROSSMEDIA)

CROSSMEDIA est synonyme de conseils indépendants et différenciants en communication. Cet acteur indépendant du secteur des médias offre des services holistiques et cross-média en termes de conseils, recherche, achats et optimisation médiatiques. L’agence soutient les entreprises et garantit des conseils stratégiques et neutres sur le plan des médias, allant de la planification à la mise en œuvre et au contrôle, en passant par la coordination. Depuis la création de l’agence en 1997, CROSSMEDIA s’est imposée comme l’alternative aux réseaux médiatiques mondiaux, impliquant non seulement tous les canaux imaginables dans la planification, mais assurant également que ces derniers soient efficacement interconnectés pour atteindre les objectifs du client.

Besoin d’optimisation en termes de communication entre équipes

En 2017 et 2018, la transformation de l’organisation interne du travail au sein de CROSSMEDIA était axée sur le concept de « New Work ». Ainsi, la direction avait décidé de rendre l’entreprise, ainsi que toutes les sociétés et unités affiliées, plus agiles et tournées vers l’avenir afin de mieux répondre aux exigences des activités quotidiennes « cross-média » hautement dynamiques et au monde du travail en mutation.

Les outils de communication et de gestion de projet utilisés, jusqu’en 2018, pour la réalisation de projets étaient employés de manière plutôt sélective et sporadique par les collaborateurs de CROSSMEDIA. La plupart des équipes avaient, jusqu’alors, élaboré leur propre organisation du travail et leur propre outil pour la gestion quotidienne de leurs activités. « Cela fonctionnait parfois très bien car les équipes étaient rodées. Au cours des deux dernières années, nous avons toutefois voulu adapter notre profil d’exigences aux changements structurels de nos processus internes de travail : nous travaillons de manière très interdisciplinaire et avec différentes équipes de conseillers afin de tirer le meilleur profit de notre expérience et de nos capacités. De plus, nos unités spécialisées, qui soutiennent les autres équipes de projet avec leur expertise, ont connu une croissance constante », explique Lisa Wenzel, directrice principale des opérations chez CROSSMEDIA. « Toutefois, les solutions existantes ne convenaient qu’en partie en termes de communication inter-équipes et de réalisation de projets. Certains collaborateurs parvenaient certes à bien s’organiser, mais ce n’était pas le cas de la plus grande majorité d’entre eux. Ce constat a motivé notre décision de rechercher une plate-forme de collaboration unique permettant de mieux gérer les projets et les tâches de manière centralisée sans négligler la communication interne. En d’autres termes, un outil nous permettant de centraliser nos communications, nos documents, fichiers et liens au sein d’une même plate-forme : Taskworld. »

« Nous ne voulions plus utiliser 15 outils différents mais un seul combinant toutes les fonctions importantes sur une plate-forme centrale », déclare Lisa Wenzel, directrice principale des opérations. (Image : CROSSMEDIA)

Collaboration = gestion de tâches / projets + communication

Dans un premier temps, les différentes équipes se sont étroitement coordonnées et ont créé un cahier des charges résumant les exigences de chacun. Une condition importante était, par exemple, de pouvoir communiquer à différents niveaux. Nous ne voulions donc pas séparer la communication portant sur un nouveau projet du briefing, mais combiner les deux. La correspondance devait pouvoir inclure des tâches, des projets, la possibilité de mentionner des collègues, une équipe en fonction des besoins concrets. Nous voulions également réduire le flot quotidien d-emails voire nous affranchir des emails pour la communication interne. Pour nous, les emails compliquaient bien souvent l’évaluation de l’avancement du projet et les processus de recherche.

Les sites et filiales de CROSSMEDIA sont étroitement liés dans leurs activités opérationnelles et les collègues travaillent souvent depuis des lieux différents. Pour permettre un accès complet au système, favoriser le télé-travail, et pouvoir facilement visualiser ou échanger des informations, même lors de déplacements, la nouvelle solution devait également être basée sur le Cloud. « Une application spécifique optimisée pour les smartphones constituait également un critère de décision important. Nous voulions ainsi remplacer les moyens de communication alternatifs, tels que l’e-mail ou Whatsapp, par la correspondance rapide. En d’autres termes, un support intelligent avec lequel il est, d’une part, possible de se mettre facilement en contact avec ses contacts, équipes ou groupes définis et qui, d’autre part, permet un aperçu direct de l’historique du projet en cours. Outre les exigences fonctionnelles, la conformité à la norme RGPD, à savoir l’hébergement sur un serveur européen, était un critère de sélection essentiel », souligne Lisa Wenzel. « Nous ne voulions pas non plus d’une liste de tâches typique qui ne permet pas de savoir qui s’occupe de quelles tâches, mais d’un outil de style Kanban avec des tableaux pouvant être définis librement, nous laissant la liberté nécessaire en matière de gestion et de contrôle. »

Sur cette base, l’équipe de projet de Lisa Wenzel s’est mise à la recherche active de fournisseurs de solutions adaptées et a testé les principales solutions disponibles sur le marché, notamment Asana, Basecamp, Trello, Confluence et Jira. Le choix s’est finalement porté sur Taskworld qui répondait au mieux aux exigences individuelles de CROSSMEDIA. « Nous avons eu un sentiment positif dès le départ : la création aisée des tâches, la présentation claire du tableau de bord, l’hébergement via des centres de données allemands certifiés ou encore les options polyvalentes de chat à plusieurs niveaux. Quelques années après le déploiement, nous en sommes absolument persuadés : Taskworld était le bon choix », résume Lisa Wenzel.

Davantage de qualité dans la réalisation de projets

Taskworld a commencé à être utilisé de manière active par les premières équipes en décembre 2017. Ensuite, en février 2018, Taskworld a été présenté à deux autres unités ainsi qu’à l’unité subsidiaire « BRANDLOCAL ». Taskworld a été testé de manière intensive, dans le cadre d’activités de projets en cours, sur une phase pilote d’un peu plus de six mois avant que la société ne décide finalement, en octobre 2018, de présenter Taskworld aux autres équipes et collègues en raison de l’expérience hautement positive. En parallèle, le nombre de licences existantes est passé de 50 à plus de 250.

Depuis octobre 2018, Taskworld est utilisé comme un outil de communication et de gestion de projet de premier plan par plusieurs sites de CROSSMEDIA. (Image : CROSSMEDIA)

Avec Taskworld, les équipes de CROSSMEDIA disposent désormais d’un outil qui facilite l’équilibre entre qualité, transparence et efficacité dans leurs activités quotidiennes. « Il s’agit, à nos yeux, d’un outil central pour organiser les tâches quotidiennes de manière plus efficace, plus rapide et plus claire. En même temps, nous disposons d’un outil de communication très contemporain qui nous permet de garder une vue d’ensemble sur nos tâches et nos projets », déclare Lisa Wenzel. « J’avais l’habitude de gérer mes tâches avec d’innombrables Post-it. Mon bureau avait, par conséquence, l’air quelque peu confus. Aujourd’hui, nous pouvons pleinement compter sur notre outil. Ce sentiment est non seulement rassurant, mais il correspond également à nos propres exigences, ainsi qu’à celles de nos clients, en matière d’environnement de travail numérique. »

Avec Taskworld, les collègues ont toujours leur bureau numérique dans leur poche afin de ne pas perdre les tâches, les projets et les délais de vue ou pour accéder à des informations. Taskworld est également synonyme d’élément supplémentaire de gestion de la qualité dans le cadre de la réalisation de projets. Les collègues peuvent désormais réagir très rapidement, quel que soit le lieu où ils se trouvent, si quelque chose ne tourne pas rond.

Avec Taskworld, CROSSMEDIA a acquis un instrument facilitant l’équilibre entre qualité, transparence et efficacité pour les équipes et les collègues dans leurs activités quotidiennes. (Image : CROSSMEDIA)

« Nous sommes conscients qu’aujourd’hui, nous sommes beaucoup plus efficaces dans nos activités quotidiennes. Par exemple, nous envoyons moins d’e-mails. Même les listes de tâches classiques ou le transfert abstrait d’e-mails, envoyés rapidement avant les vacances, font désormais partie du passé. Taskworld offre aussi la possibilité, si nécessaire, de désigner un remplaçant qui, dans le cadre d’un projet ou d’une tâche, garde un œil sur l’ensemble des actions, échéances ou procédés de validation. À son retour de vacances, le collègue peut alors directement voir ce qui a été fait ou échangé en son absence », explique Lisa Wenzel.

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