Success stories
Recent
Success stories
Français
English
한국어
Français
Deutsch
日本語
ไทย
Português
español
Bahasa
italiano

Elite-Universities powered by Taskworld

L’Institut du RWTH Aix-la-Chapelle choisit Taskworld pour la gestion de ses nombreux projets

L’Institut du RWTH Aix-la-Chapelle choisit Taskworld pour la gestion de ses nombreux projets
Le „SuperC“ à côté du bâtiment administratif principal est un emblème incontournable de l'université RWTH d'Aix-la-Chapelle.

Bien que l’institut soit avant tout un lieu d’enseignement, les travaux de recherche à destination du public et du privé sont aussi un des principaux domaines d’activités de la RWTH, l’Université technique d’Aix la Chapelle. Afin de soutenir ses nombreux projets de recherche qui s’étalent généralement sur plusieurs années, un premier outil de gestion de projet basé avait été déployé il y a déjà quelques années. Mais face aux besoins toujours plus complexes en termes de communication et de gestion multi-projets, la solution initiale avait rapidement montré ses limites avant d’être définitivement abandonné. Depuis le printemps 2018, la direction de l’institut, les chefs de projet, le personnel scientifique, les étudiants assistants et tous les partenaires collaborent depuis une nouvelle plateforme de gestion de projet : Taskworld. Laquelle apporte plus d’agilité, d’efficacité et de transparence aux différents projets attenant à l’enseignement et à la recherche.

L’Institute for Advanced Mining Technologies (AMT) est une chaire de l’Université RWTH d’Aachen, spécialisée dans la recherche et le développement de nouvelles technologies minières. Combinant recherche fondamentale, essais sur le terrain et collaborations interdisciplinaires, l’AMT associe diverses compétences dans les domaines mécaniques pour l’extraction de matières premières, la maintenance, le diagnostic, la simulation, les outils d’ingénierie, le taillage des roches ainsi que toutes les technologies relatives aux capteurs et à l’automatisation des procédés. Un état d’esprit “Mining 4.0“qui pousse les recherches à se pencher sur les utilisations possibles de l’information pour la surveillance des processus, de l’environnement et des machines et des technologies de capteurs et d’analyses du fonctionnement machine et des données générées.

Un précédent outil de gestion de projet peu adapté à la gestion de multiprojets

„Notre précédent outil n’était pas assez adapté au management de multiprojets et limitait la communication“, nous indique Dr.-Ing. Thomas Bartnitzki, membre du conseil académique et directeur adjoint de l'AMT.

Parmi les activités de l’institut AMT de l’Université RWTH d’Aachen figurent la réalisation de projets de recherche dans le domaine du développement de matériel informatique et de logiciels pour l’industrie minière. Pour soutenir les projets développés à l’institut, un premier outil de gestion de projets, LeanKit, avait également été mis en place : une solution en SaaS (Software as a Service) “à partir du Cloud“ , qui s’est révélée, dans un premier temps, être une solution efficace et pragmatique pour la gestion individuelle des projets existants. “Cependant, avec cet outil, il nous manquait quelque chose de crucial pour notre travail au quotidien. Alors que chaque projet était segmenté avec ses tâches et ses jalons spécifiques, il nous manquait un niveau de contrôle supérieur, un tableau de bord pour nous permettre de mettre en place une gestion multi-projets au quotidien.

Comprendre les synergies entre projets et voir leurs avancements en parallèle s’est révélé assez fastidieux : les mises à jour et les nouveaux commentaires n’étant visibles qu’au niveau local du projet. Nous avons également été confrontés aux limitations de notre solution pour la communication des résultats et avancements : chaque collaborateur avait en effet l’obligation de cliquer sur chaque projet l’un après l’autre pour voir ce qui avait été fait et ce qui restait à faire. Pour nous cela représentait une lacune majeure dans nos processus de travail, dans notre organisation et nos processus agiles“, explique Dr-Ing. Thomas Bartnitzki, membre du conseil académique et directeur adjoint de l’AMT. “On connaît le problème: si vous devez chercher les informations, vous perdez l’envie et la plaisir d’utiliser une solution. Dans le passé, cela nous a confronté à de véritables aberrations, avec des fichiers entiers qui n’étaient pas gérés par l’outil. Au début de l’année 2018, nous avons donc décidé de remplacer notre outil de gestion de projet par une nouvelle option, mieux adaptée à nos besoins.“

L‘ Institute for Advanced Mining Technologies développe les robots autonomes et des capteurs pour l’industrie minière.

Une nouvelle solution pour permettre un onboarding facile et une communication claire

L’équipe dirigée par Thomas Bartnitzki a alors recensé les solutions de gestion de projets basées sur le Cloud les plus populaires et défini ses exigences pour mettre en place un processus d’évaluation et de sélection. Un point en particulier a été mis en lumière par les membres du projet : La future solution devrait fonctionner en SaaS afin d’éviter les complications liées à la mise en œuvre, à la configuration et à la gestion d’une solution locale. Un projet de recherche implique généralement un membre du personnel scientifique de l’institut en tant que chef de projet, le directeur responsable de l’institut, entre 2 et 6 membres actifs et divers assistants étudiants qui participent aux travaux à temps partiel. En raison de leur travail à temps partiel et de leur participation temporaire sur une période typiquement de 1,5 à 3 ans, il avait été difficile jusqu’à présent d’impliquer ses assistants étudiants dans les processus de gestion de projet. Une condition supplémentaire essentielle a ainsi été l’onboarding rapide et simple pour permettre une collaboration efficace de tous les acteurs durant toute la durée du projet, de 2 à 4 ans.

En outre, la subdivision et la ventilation par projet, pas uniquement par tâche, était un point primordial pour l’équipe. La nouvelle solution devrait permettre de mapper un deuxième niveau de gouvernance afin de mieux structurer et planifier les projets au sein de “Work Packages“. Au cours du processus d’évaluation du logiciel, la possibilité de communiquer et de commenter facilement et rapidement a également été définie comme un élément clé afin d’assurer des échanges efficaces et un transfert des savoirs-faire entre les participants du projet. Enfin, il était également nécessaire de respecter des critères réglementaires tels que la conformité DSGVO et l’emplacement du serveur dans l’UE, afin de satisfaire aux exigences internes en matière d’utilisation de solutions SaaS.

Taskworld est le meilleur outil pour notre manière de travailler

Au cours de la deuxième étape, l’AMT a examiné différentes solutions en situation dans des environnements de test et examiné leur pertinence, évaluée, entre autres, en termes d’ergonomie, d’opérabilité, de clarté et surtout de communication. “Taskworld avait déjà intégré les problématiques de tableau de bord et de commentaires et a été très apprécié lors des phases de test. Avec son interface simple et intuitive, le point le plus important pour nous, il a également marqué des points sur ses concurrents“, se souvient Thomas Bartnitzki. La possibilité de créer des dépendances entre les tâches permet également de mettre en place plusieurs niveaux de gestion des projets. Taskworld satisfait pleinement les autres exigences du groupe projet, telles que le fonctionnement en SaaS, la conformité avec le RGPD et la possibilité de groupement au niveau du projet. Correspondant le mieux aux méthodes de travail de travail de l’institut, la solution a finalement été choisie. Après une phase de mise en place de 2 à 3 mois, durant lesquels l’équipe projet a suivi, au niveau national, des formations à l’outil et commencé à l’utiliser pour la gestion de quelques projets en parallèle du système existant, l’institut a finalement totalement intégré Taskworld dans son management projet lors d’un “Go-Live“ à l’été 2018.

Intégration rapide et simple des collaborateurs

Les 46 projets de l’institut actuellement créés dans Taskworld sont subdivisés en différents domaines : entre projets publics financés par des programmes de recherche européens ou nationaux, projets de recherche industriels, projets internes pour le développement ultérieur, projets stratégiques et projets pédagogiques dans des domaines spécifiques tels que la planification des examens et des exercices. Avec la possibilité d’intégrer des partenaires externes aux projets via la fonction invité intégrée à Taskworld, l’outil offre de plus en plus de solutions pour la planification de conférences ou pour rassembler des groupes de recherche souvent internationaux, sur une même plateforme. Si nécessaire, le personnel de l’institut peut également donner un accès direct au tableau de chaque projet à ses différents collaborateurs via un simple lien d’invitation envoyé par courrier électronique. “Puisque les “invités“ ne sont autorisés à voir que les projets pour lesquels ils sont activement impliqués, aucune installation supplémentaire, autorisations à définir, ou notion de coûts supplémentaire ne sont nécessaires. “De cette manière, nous pouvons non seulement tenir nos clients externes au courant des mises à jour de manière simple et transparente, mais également contrôler de manière centralisée nos fournisseurs de services externes. Nous gérons actuellement l’intégralité de nos conférences via Taskworld, où nous avons intégré les concepteurs, la gestion des participants et d’autres fournisseurs de services. Tous les processus de coordination et de communication sont centralisés via Taskworld, afin que tous les employés participant à la planification soit au courant des mises à jour. Ce projet compte aujourd’hui à lui seul près de 300 tâches. Ne pas perdre le fil est un vrai défi au quotidien. Taskworld représente pour nous un énorme soutien afin de pouvoir agréger, contrôler et surveiller efficacement des projets et des tâches complexes“, nous a déclaré Thomas Bartnitzki.

Des projets agiles grâce à une communication efficace

En particulier pour les projets de recherche, la transparence et la traçabilité de toutes les étapes du projet sont primordiales. La communication importante entre collaborateurs, les pièces jointes et les décisions prises peuvent être stockés dans Taskworld et tous les participants ont la possibilité de suivre les échanges, sans efforts et sur de très longues durées. “La capacité de relire l’historique des communications pour savoir qui a pris les décisions, quand et pourquoi, est une fonctionnalité primordiale pour notre travail et notre gestion de projet. Nous ne pouvons plus nous en passer. Nous disposons non seulement de cette transparence au niveau de chacun de nos projets mais également pour notre gestion multi-projets. En un coup d’œil, nous pouvons voir ce qui se passe actuellement à l’institut -où l’activité se concentre et où les ressources manquent. C’est particulièrement important pour nos collaborateurs responsables des pilotages de projets. Pour notre personnel scientifique, par contre, l’accent est plus mis sur la communication qui se veut être la plus efficace et la plus simple possible. Comme tous les participants au projet ont le même niveau d’information, le besoin de coordination a considérablement diminué et la communication est très ciblée“, poursuit Thomas Bartnitzki. “La communication entre le personnel scientifique, le personnel enseignant et les assistants étudiants est déjà, dans une large mesure, effectuée via l’application Taskworld. Cela nous garantit que le planning du projet, la complétion des tâches et les délais restent respectés par chacun des collaborateurs. C’est pourquoi nos employés l’utilisent non seulement pour la gestion de projets en mode agile, mais également pour les aider dans leur propre organisation. “Afin d’accompagner les assistants étudiants et les sensibiliser aux sujets relatifs à la gestion de projet, aux concepts de jalons, de work packages et de livrables, nous utilisons Taskworld comme un outil d’e-learning et d’exercice pratique qu’ils doivent apprendre à utiliser. De cette manière, nous parvenons à transmettre plus clairement et plus efficacement les concepts essentiels comme le respect des délais, des dépendances entre les tâches dans ce que l’on pourrait définir comme une “formation sur le tas“.

Want to experience Zen-like teamwork?

Loading...
Taskworld Logo
Copyright © 2013-2020 Taskworld™. Pat. Pend. All rights reserved.