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Stoppez la liste des tâches dans Excel, passez à la vitesse supérieure !

Stoppez la liste des tâches dans Excel, passez à la vitesse supérieure !
Stoppez la liste des tâches dans Excel, passez à la vitesse supérieure !

La gestion de projets menée par l’intermédiaire de feuilles de calcul Excel appartient à un temps révolu !

S’il est tentant de démarrer un projet dans Excel pour sa simplicité d’énumération et la possibilité d’organiser une gestion de projets à sa manière, lorsqu’il devient nécessaire de faire collaborer plusieurs équipes, internes et externes, de gérer des plannings différenciés et des ressources partagées, l’exercice devient périlleux et peu efficace. Il est temps de passer à un outil plus adapté et professionnel !

La gestion de projets adaptée aux besoins des entreprises  

L’utilisation de feuilles Excel pour suivre l’avancée de projets peut fonctionner pour des usages restreints avec peu de collaborateurs. En revanche, dès lors que plusieurs ressources et équipes interviennent, cela devient mission impossible.

La nécessité d’un outil de gestion de projets central avec la mise à disposition de ressources partagées devient évidente.

L’utilisation d’un outil de gestion de projets numérique centralisé tel que Taskworld va permettre ainsi de professionnaliser la méthode et les processus.

Taskworld le permet en :

  • ajustant rapidement la planification de projets,
  • pilotant facilement et à plusieurs les ressources,
  • gérant de manière transparente les avancées de projets et de tâches
  • intégrant toutes les dépendances, les livrables ou encore les affectations.

La méthode des rapports flexibles

Tous les processus de coordination et de communication sont centralisés via Taskworld.

La fonction Assignés et Abonnés permet aux collaborateurs d’assurer facilement le suivi des livrables tout en suivant le progrès du travail des membres des équipes.

Les exigences inhérentes à chaque projet sont chargées et modélisées. Cela permet aux équipes de suivre les tâches à réaliser, celles en cours ou achevées.

Taskworld permet de déterminer en temps réel l’état d’avancement d’un projet et de le communiquer aux équipes mais aussi aux parties prenantes (en interne comme en externe) en invitant par courriel les collaborateurs à suivre le projet (les « invités » ne sont autorisés à voir que les projets pour lesquels ils sont activement impliqués, aucune installation supplémentaire, autorisation à définir, ou notion de coûts supplémentaires ne sont nécessaires).

Un suivi facilité par une vision dynamique  

Si Excel permet de faire de belles macros, la lisibilité des données se complexifie très rapidement. La nécessité d’avoir une visibilité claire, en temps réel des données, des ressources devient une évidence dans la gestion de projets comme en témoigne Vincent Ozanne, Directeur des ouvertures d’hôtels pour l’Inde, le Moyen-Orient, l’Afrique et la Turquie chez Accor ayant souscrit à la solution Taskworld :

« Avant Taskworld, la région IMEA d’Accor gérait ses ouvertures d’hôtels au moyen d’une feuille Excel qui incluait des milliers de lignes de tâches et de dates provisoires (…) Il s’agissait d’un processus statique qui ne pouvait pas représenter l’ensemble des activités requises et qui comprenait un fort niveau d’erreurs tout en entraînant un flot de courriels en interne. Nous avons commencé à chercher un outil de gestion de projet qui appuierait le processus d’ouverture d’hôtels et avons identifié ses exigences clés :

  • Visibilité : avoir un aperçu optimal des événements afin de garantir l’achèvement opportun des ouvertures ;
  • Facilité d’utilisation : un outil ne nécessitant pas de temps d’apprentissage et de ressources pour que les équipes l’utilisent le plus facilement possible,
  • Alignement : un outil qui implique toutes les parties prenantes ;
  • Flexibilité : un outil qui s’adapte à toutes les situations permettant d’ajuster les tâches et les échéances ».

Tawkworld augmente la visibilité sur tous les projets et sur le plan d'allocation des ressources

L’Asie du Sud-Est a été la première région à adopter Taskworld pour gérer les préouvertures car il répondait en tous points aux exigences souhaitées.

« À partir de cette réussite, la solution a été appliquée à l’ensemble des régions » explique Claire Arnold, la Directrice des projets pour l’Asie du Sud-Est, le Japon et la Corée du Sud.

La centralisation des fonctionnalités et la méthode agile

Quelle que soit la méthode de projets utilisée : Kanban, Lean ou Scrum, les fonctionnalités centralisées de Taskworld s’adaptent.

La plateforme permet de maitriser la gouvernance d’un projet en :

  • suscitant les échanges et la communication : les retours – feedbacks sont immédiats (conseils, encouragements) …
  • améliorant l’efficacité des équipes : les tâches et les sous-tâches s’affichent distinctement ainsi que leurs échéances (alertes dans l’application et récapitulatif du matin). Elle permet également monitorer le temps passé par tâche.
  • favorisant la responsabilité et l’évaluation de la performance des équipes : les collaborateurs planifient leurs propres actions et définissent clairement leurs attentes. Le management suit les étapes du projet et évalue les résultats tout au long des processus

La solution de gestion de projets Taskworld stimule l’épanouissement des collaborateurs : ils n’ont plus à multiplier les outils pour effectuer leurs missions et la prise en main du logiciel est d’une extrême facilité. « Responsive » ,  il est utilisable aussi sur mobile (application disponible sur iOS et Android). Il est dorénavant facile de garder un œil sur les projets en toute situation et d’être tenus informés.

Choisie par des milliers d’équipes au sein de plus de 80 pays pour réaliser leur travail dans le temps imparti, Taskworld offre aujourd’hui la version la plus complète de gestion de projets sur mobile.

Une fluidité des échanges  

Favorisant les échanges entre collaborateurs, Taskworld a un impact positif sur le management dorénavant centré sur la collaboration. Il accompagne les entreprises vers plus de responsabilité et d’autonomie pour plus d’efficacité collective.

Avec taskworld, la communication est centrée, tous les collaborateurs bénéficient du même niveau d'information

La communication est centrée. Les collaborateurs bénéficient du même niveau d’information. Les besoins de coordination non essentiels (réunions, mails…) sont réduits, permettant d’augmenter la productivité des équipes. L’entretien dans une feuilles Excel est dorénavant de l’histoire ancienne !

« C’est le lien entre tout le monde que nous voulons promouvoir de plus en plus, pour combler le fossé entre différents services et ainsi veiller à ce que nous sachions exactement ce qui se passe partout et fournissons le bon niveau d’assistance à l’équipe sur le terrain. » Excel versus un outil de gestion collaborative ! » souligne Vincent Ozanne.

Envie de découvrir la collaboration Zen?

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