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株式会社クレオ 様

タスクワールドで「タスクの見える化」を実現することにより、チームとしての仕事力を大幅アップ!

タスクワールドで「タスクの見える化」を実現することにより、チームとしての仕事力を大幅アップ!

株式会社クレオ(本社:東京都品川区)は、大手・中堅企業を中心に2,000社以上の導入実績を誇る会計・人事給与パッケージ「ZeeM(ジーム)」、中小企業向け経営分析アプリ「Success MarK(サクセスマーク)、ITサービス管理ツール「SmartStageサービスデスク」を中心とした基幹系アプリケーションの開発・販売・運営サポート、クラウドシフト総合支援サービスの提供、官公庁・自治体のシステム開発サービス等を提供する、ITソリューションのリーディングカンパニーです。本日は、同社におけるタスクワールドの使われ方を、ZeeM統括部 中部営業所の豊田 斉冶さんにお話しいただきました。

ZeeM統括部 中部営業所 豊田 斉冶さん

タスク管理ツールを導入したきっかけは何でしょうか?

私が所属している中部営業所は、「若返り」のフェーズにあり、特に今年度は、20・30代のメンバーが中心となり、様々な新しいプロジェクトに取り組んでいます。常に複数のプロジェクトが同時進行しており、チームとして抱える仕事は、ボリュームも複雑さも、どんどん増えていく状況下において、より効果的に仕事を進めていくための新しい手段の一つとして、タスク管理の専門ツールを導入することになりました。

様々なタスク管理ツールがあるなか、なぜタスクワールドに決まったのでしょうか?

タスクワールドに決まるまでは、色々なツールを比較検討しました。複数のツールをトライアルしたのですが、直感的に「これだ!」と思えるものは、なかなか見つかりませんでしたね。Jootoというツールも本格的に検討したのですが、弊社が求めていたスタイルでの、工数管理を含むプロジェクトマネージメントでは運用が難しいとわかり、最終的には選考対象から外れました。弊社は、システムエンジニア(SE)が中心となるビジネスを展開していることもあり、新たに導入するツールには、普通のタスク管理ツール以上のものを求めていたのかもしれません。タスクワールドをトライアルする中、考えていたスタイルでのプロジェクト・タスク管理が可能であると判断し、そのまま有料プランに切り替えて使い続けているのが、これまでの流れです。

タスクワールドが導入されてから約8ヶ月になりますが、どのような効果を感じられていますか?

導入される前は、各メンバーは主にエクセルを使い、各自それぞれで仕事の管理をしていました。このスタイルでの管理では、メンバー同士でタスクを共有することが難しく、またメンバー間での情報共有に決まったフォーマットが確立されていなかったこともあり、チーム連携の観点で、大きな改善余地を感じていました。タスクワールドを使い始めてからは、まさに、「仕事の見える化」が実現できており、チームとして効率良く仕事に取り組むことができています。タスクワールドで細かい仕事をタスクカードとして管理することにより、自分自身の仕事の整理だけでなく、他のメンバーの状況もリアルタイムで把握できるのは、チームとしての仕事力のアップに大きく貢献してくれています。

タスクワールドでは、様々なスタイルのタスク管理が可能ですが、豊田さんはどのように利用されていますか?

営業の人間ならではのシンプルな使い方かもしれませんが、私の場合、自分専用のプロジェクトを作っておいた上で、そのプロジェクト内で、タスクを週ごとのタスクリストに分けて管理をしています。この管理方法だと、週単位で何をする必要があるのかが明確に把握でき、仕事の抜け・漏れを確実に防ぐことができます。タスクワールドでは、各タスクカード内に、そのタスクの細かい要素をリスト化する機能がありますが、商談案件をタスクとした場合、「システム選定」等、その商談でカバーするべき項目を、タスクの”チェックリスト”に纏めるようにしています。また、外注先等の場所では、打ち合わせ内容を忘れないよう、スマホからタスクワールドにアクセスし、すぐにタスクにメモ書きをするようにしています。

自分用のプロジェクト内では、あえて、タスクを細かな工程で分けることはしていませんが、チームとして取り組む案件に関しては、案件ごとにプロジェクトを作り、そのプロジェクト内でタスクを工程ごとに分ける管理方法を採用しています。このような管理方法の場合、「アナリティクス」や「タイムライン(ガントチャート)」で、プロジェクトの進捗状況を多角的、視覚的にチェックすることができて便利です。毎週のミーティングでは、プロジェクトを横断して進捗状況を確認することができる「オーバービュー」を軸に、チームの仕事の報告ツールとしてタスクワールドを使っています。

タスクワールドは、どのような会社・チームに最もオススメですか?

弊社ではいまのところ、タスクワールドは、お客様と直接やり取りを行う、営業やSEチームメンバーのみでの利用となっていますが、事務管理系や、拠点がいくつもあるチームに特に有効だと思います。弊社はこれまで、タスクワールドを名古屋と大阪のメンバーで使ってきていますが、まさにタスクワールドが共通の拠点となり、チームとして効率良く仕事ができています。タスクワールド上で、タスクが「見える化」されている状況ができているため、メンバー間での確認メールのやり取りも大幅に減っています。タスクワールドは、「仕事の見える化」により、業務効率改善が見込めるチームにオススメですね。

https://www.creo.co.jp

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