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進捗状況の確認メール3つの基本を徹底解説

進捗状況の確認メール3つの基本を徹底解説

ビジネスの場において、上司や社外のクライアントに進捗状況を確認するメールを送る機会がよくあります。進捗状況の確認メールでは、ちょっとした言葉選びのミスで、相手に催促を促すような文面となってしまうので、書き方に注意が必要です。この記事では、ビジネスパーソン向けに進捗確認メールの基本についてご紹介します。件名の書き方、本文に書くべきこと、送付のタイミングなどにお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

1. 件名は本文の内容が一目で分かるようなものにする

メールの件名は、一目で本文の内容が分かるようなものにすべきです。なぜなら、メールの内容をうまく伝えきれていない件名だと、送られた側はメールの重要度に気付かず見過ごしてしまう、もしくは後回しにされる可能性が高くなるからです。

上司やクライアント先企業の元には、日々多数のビジネスメールが送られてきます。そのため、一つひとつメールをチェックしている時間はなく、件名を見て重要度の高そうなメールから処理を行います。送付する進捗確認メールの重要度が高いのであれば、たとえば「進捗状況のご確認」といった件名をつけるのがよいでしょう。

ただし、進捗状況の確認とだけ明記すると、どの業務に関することか分かりません。そこで、より具体的に「○○プロジェクトの進捗状況のご確認」と書けば、件名を見ただけでメールの内容が分かり、より目に付きやすい件名になります。

メールの重要度や行ってほしい行動を強調するのも、見られるメールを書くテクニックの1つです。たとえば、「○○プロジェクトの進捗状況のご確認」という件名の「確認」の部分を前に持ってくると、「【ご確認】○○プロジェクトの進捗状況」となり、件名を見た相手は、前者の件名よりも確認しなければという気持ちを強く持つでしょう。ほかにも、すぐに見て欲しいメールの場合、件名の頭に【至急】という文言を入れれば、相手にすぐに見なければならないメールだと印象付けられます。

2. 【相手別のポイントも紹介】進捗状況を確認する際のメール本文

ビジネスメールでは、伝えたいことを本文の最初に持ってきて、簡潔に書くことが鉄則です。これは進捗状況を確認するメールも同じです。進捗状況の確認メールでは、冒頭の挨拶の後に、すぐに進捗状況を報告してほしい旨を記述するよう心掛けてください。

進捗確認メールの場合も、通常のビジネスメールと同様、初めに宛名と挨拶文を書き、最後は結びの一言と自身の署名で文章を締めます。挨拶文の後には、進捗状況の報告のお願い、報告期限などを明記します。既にメールを一度送付している場合は、本題に入る前に、以前メールを送付した旨、催促のメールである旨を伝えるとよいでしょう。

ただし、催促のメールだからといって、強い口調や直接的な表現を用いてはいけません。催促する場合も「○○プロジェクトの進捗状況の件、ご確認いただけましたでしょうか」のように丁寧で高圧的でない表現を心掛けましょう。

また、催促のメールの場合、すでに先方がメール返信を行っており、行き違いとなっている可能性もあります。そのため、メールの締めの部分で、行き違いの場合のお詫びの一言を添えるようにしてください。

進捗確認メールを送付するときは、催促を促すケースも多く、焦りや不安で苛立つこともあるでしょう。しかし、たとえ納期が迫っているからといって、感情をあらわにすることは控えるべきです。怒りを全面に押し出すのではなく、「間に合わない場合はこちらも協力したい」とのように、優しく手を差し伸べる余裕と冷静さを持った対応をすると、信頼関係が強まり、よい方向に向かいやすくなります。

上司に送る進捗確認メールの書き方

上司にメールを送る際は、上記で説明した進捗状況の確認メールで記入すべきことを押さえておけば問題ありません。なお、冒頭の挨拶に関しては、「お疲れ様です」という言葉の後に自身の所属部署と名前を述べるとよいでしょう。

社外の方向けの進捗確認メールの書き方

社外の方に送る場合も、進捗確認メールの内容は変わりません。ただし、冒頭の挨拶は、上司へのメールと異なります。社外の方への挨拶では、「いつもお世話になっています」といった言葉の後に会社名、所属部署、名前を明記してください。

3. 進捗状況を確認するメールは余裕あるタイミングで送る

進捗状況を確認するメールは、期日まで余裕があるタイミングで送るべきです。なぜなら、期日当日に確認メールを送付しても、相手がすぐに対応できない状況にあるかもしれないからです。早め早めの行動を心掛けましょう。

また、一日のうちで確認メールを送るタイミングとしておすすめなのは午前中です。午後や夕方に送付すると、送付した日にメールがチェックされる可能性が低くなってしまいます。対して、午前中のうちにメールを送付すれば、業務終了まで十分な時間があるため、送付した当日にメールが返信される可能性が高いのです。そのため、就業開始間もない朝早くにメールを送付するのがよいでしょう。

進捗状況を確認するメール以外の方法

進捗状況の確認は、メール以外でも行うことは可能です。たとえば、最近ではさまざまなタスク管理システムが生み出されており、これらを活用すれば、効率的に業務を管理することができます。

タスクワールドが提供するタスク管理システムでは、プロジェクトやファイルの管理、ログ機能を有しており、社内、もしくはビジネスパートナーとタスクの管理を共有することができます。また、チャット・メッセージ機能もあるため、業務連絡、進捗状況の確認はこのシステム1つで完結します。業務効率化を目指すのであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ビジネスメールでは一つひとつの言葉に注意を払う

進捗状況の確認メールの基本について解説しました。ビジネスメールでは、ちょっとした言葉のニュアンスで相手を不快にさせてしまうことがあります。たった一度でもそのようなミスを犯すと、会社に大きな損失を与えてしまうこともあります。送り手の表情が見えないからこそ、メールでは一つひとつの言葉に注意を払うべきです。ぜひビジネスメールの作法を身に付けて、失礼のない文章を書くよう心掛けましょう。

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