プロジェクトの進行に欠かせないツールの一つがガントチャートです。プロジェクトの全容を可視化しながら、タスクごとの進捗状況をメンバー間で共有するためにガントチャートが活用されます。
しかしながら、これまでプロジェクトに携わった経験が少ない方は「ガントチャートを使ったことがない……」「正しい作り方が分からない」といったケースも多いでしょう。そこで今回は、ガントチャートの概要や必要性、メリットを紹介します。
▶ガントチャートの必要性とメリット
そもそもなぜガントチャートを作成する必要があるのかについて、ガントチャートの概要を紹介しつつ、その必要性とメリットを解説します。
・ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクトのスケジュールをタスクごとに進捗管理するための工程管理表のようなものです。タスクの開始日から完了日までの進捗状況を、縦軸のツリー構造と横軸のチャートで表現します。
ツリー構造の箇所には「タスクの内容」「担当者」などを記し、チャートの箇所には「開始日」「終了日」「マイルストーン」などを記すことが一般的です。ガントチャートを作成することで、タスクや工数、スケジュールの進捗状況を可視化できるため、抜け漏れを防止しプロジェクトをスムーズに推進できるようになります。
・ガントチャートの必要性
ガントチャートを作成する理由は、プロジェクトを完遂させるためです。プロジェクトを達成するためには、必要なタスクを洗い出し、作業内容の詳細や担当者、スケジュールを可視化しなくてはいけません。これらの情報を一元管理するためには、ガントチャートの作成が必要です。
また、プロジェクトに参加するすべてのスタッフにタスクの進捗状況を共有できるため、遅延やトラブルなどが発生した際、スケジュール変更やフォローがしやすいことも、ガントチャートを作成する理由といえます。
・ガントチャートのメリット
ガントチャートを作成するメリットは、プロジェクトのタスクやスケジュールなどの管理が簡単に行えることです。タスクの内容やプロジェクトの情報を俯瞰と詳細の両方で確認できるため、抜け漏れをなくしスケジュール通りに進行させやすくなります。
また、ガントチャートを作成することによって、タスクやスケジュールの実現性も確認できますので、無理なく進行できるように調整し、適正なマイルストーンの管理が可能です。
さらに、担当者ごとのタスクが明確になるため、役割分担が容易に行える点もガントチャートを作成するメリットだといえるでしょう。
▶ガントチャートを作成する6つのステップ
ガントチャート作成の大まかな流れを6つのステップに分けて解説します。作成時の参考にしてみてください。
・ステップ1.WBSの作成
ガントチャートを作成するときには、まずプロジェクトの達成に必要なタスクを可視化することからはじめましょう。その際、WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成）と呼ばれる、タスクを分解して構造化する図を作成することが一般的です。WBSを作成することによって、プロジェクト達成に必要なタスクが可視化しやすくなります。
・ステップ2.タスクの関連付けを実施
WBSで必要なタスクの洗い出しができたら、タスクを分類し関連付けを行いましょう。タスクの親子関係を可視化し、同時に取り組むべきものと、個別対応するべきものを分類し、効率よくプロジェクトを推進できるようにします。
・ステップ3.スケジュールの作成
次にタスクごとのスケジュールを設定します。タスクの詳細を考慮し、実現性の高いスケジュールを見積もりましょう。見積もりが甘いと、スケジュール遅延やコスト増加につながるため、慎重に実施しなくてはいけません。また、プロジェクトの節目になるタイミングには、マイルストーンを設置しておきます。
・ ステップ4.ガントチャートに入力
タスクとスケジュール、マイルストーンが確定したら、ガントチャートに入力しましょう。プロジェクト管理ツールなどを活用すると、ガントチャートのテンプレートが提供されていることが多く便利です。
・ステップ5.担当者をアサイン
ガントチャートに記載したタスクを確認し、必要なスタッフをアサインします。スキルや経験などを考慮し、タスクをスケジュール通り達成できるように調整しましょう。
・ ステップ6.ガントチャートの運用開始
プロジェクトの進捗に合わせてガントチャートを適宜更新していきます。プロジェクトの進行状況を確認しながら、スケジュールやスタッフのアサインを柔軟に調整することが必要です。また、タスクの追加なども適宜実施しましょう。
▶プロジェクト管理ツールのガントチャート活用が便利
プロジェクトの推進には、ガントチャートの作成が欠かせません。今回紹介した作成方法を参考に、ぜひチャレンジしてみてください。
なお、豊富な機能とツールとしての使いやすさを兼ね備えた総合タスク管理・プロジェクト管理ツール「タスクワールド」は、ガントチャートを標準機能として利用することが可能です。また、全プロジェクトのすべてのタスクを一つのタイムライン上に表示することや、表示内容の細かい絞り込みもできます。
タスクワールドは無料トライアルを実施していますので、ガントチャートの作成を検討している方は、ぜひご活用ください。