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株式会社ホジョセン 様

締切前の進捗確認に無駄な時間を削減!「タスクワールド」で案件のコントロールが楽になりました!

締切前の進捗確認に無駄な時間を削減!「タスクワールド」で案件のコントロールが楽になりました!
株式会社ホジョセン 高橋孝之さん(左)と足立理恵さん(右)

大企業から自治体まで、マーケティングや事業戦略などのコンサルティング業務、事業環境の分析やマーケティングデータの統計解析を行う株式会社ホジョセン。ブランディングのコンサルティングを得意とし、ときにはクライアントに対して厳しい意見をはっきりと伝えることもあるそうです。「お客様にとっては、ちょっとめんどくさい会社かもしれません」と笑って語る代表取締役 高橋孝之さんに、アナリスト 足立理恵さんとともに、タスクワールド導入のきっかけや活用法、お気に入りの機能などについて伺いました。

株式会社ホジョセン、会社名の名前の由来を教えて ください。

高橋さん: 算数や数学に出てくる「補助線」からとりました。補助線は、問題には描かれていない線のこと。その線を1本引くだけで、その問題を簡単に解くことができるようになります。見えていなかった補助線1本で問題の本質と解決が見えてきます。見えないことが見えてくる、補助線のような存在でありたい、それが名前の由来でもあり、弊社のモットーでもあります。補助線を引くことで見えてきた真の問題を解決に繋げていきたいと考えています。正しいことは何かを議論していく会社で、場合によってはクライアントに対してはっきりと意見を言うこともあるため、「めんどくさい会社」と思われることもあるかもしれません(笑)。気に入っていただいた方にはとことん気に入っていただける会社なので、紹介やリピーター様の割合が多くなっています。

タスクワールド導入のきっかけを教えてください。

足立さん:タスクワールド導入前にもタスク管理のツールは使っていました。コンサルティング業務をするにあたって、複数のプロジェクト管理をしなければいけない。時間管理をうまくできるツールがあまりないと感じながら、通常のタスクと日程管理ができるものはないかなと探していたときに、高橋からタスクワールドをすすめられたのがきっかけです。タスクとスケジュール、両方を一緒に管理できるので助かっています。

高橋さん:管理側と、タスクをこなす側のニーズは違っていると思います。私は主に管理する側の立場ですが、各スタッフのリソース状況の把握を強力にサポートしてくれるツールを探していました。通常のタスク管理ツールですと、個人個人が抱えているタスクは可視化できたとしても、誰がどのタイミングでどんなタスクに取り組んでいるのか、いわゆる、ワークロードの細かな管理には使いづらいんですよね。これはタスクをこなす側も感じていた、これまでのタスク管理ツールに不便と感じていた大きなポイントのひとつでした。その結果、会社として正式に導入をしているツール以外のツールを、各スタッフが裏で使っているというケースもありました。タスクをこなす側と、プロジェクト全体を管理する側、両サイドの仕事の効率化を強力にサポートしてくれる専門ツール。ツールの一本化を実現するため、とにかくいろいろなツールを比較検討した結果、タスクワールドの導入が決まりました。

具体的な機能や特徴の観点で、タスクワールドを選んだ決め手はどこにありますか?

高橋さん:ポイントになった機能はガントチャートです。どのタイミングでどのくらいの負荷がかかるのかが一覧で見られるのは、本当にうれしい機能です。

足立さん:弊社では一人が複数のプロジェクトに関わることも多いので、一つの画面で全体が見られるのは本当にありがたいです。今まではガントチャートをエクセルで作っていたかと思うと……、もう戻れません(笑)。

高橋さん:タスクワールドは使い方も簡単なところが魅力です。新しいツールを導入すると、使い方を説明する必要も出てくるものですが、誰でも使えるという“使いやすさ”は、導入の決め手になったと思います。

タスクワールドを導入して良かったと感じたことを教えてください。

足立さん:タスクの管理が楽になりました。複数の案件を抱えていると、今、何を優先すべきなのかを常に考えなければなりません。今までは自分の頭の中でそれをやっていたのですが、今は、外に出してみんなで共有しています。毎日、優先すべきことを考えることに割いていた時間が、グッと減りました。

高橋さん:今までは締切前のタイミングで「どうなっているの?」と進捗確認していました。クライアントからの案件の相談も「いつならできる?」と確認する必要もありました。もうストーキング状態です(笑)。タスクワールド導入後は、作業が発生する期間も含めて可視化されるので、忙しさのレベルがはっきりと見えるようになりました。締切日だけでなく開始日も設定できることが、案件のコントロールに重要な役割を果たしています。締切日だけでは、どのタイミングで忙しいのかまではわかりませんからね。無駄な時間も使わなくなり、本当に楽になりました。

タスクワールドでお気に入りの機能はありますか?

高橋さん:機能とは言えないかもしれませんが、カンバン形式でタスク管理ができるところが良いですね。プロジェクトごとに適切なタスクリストの定義を自由に決められるところも魅力ですね。リスト表示、コラム表示と融通がきくところはありがたいです。

タスクワールドにこんな機能があったらいいなと思うものはありますか?

高橋さん:機能というレベルのものではありませんが……、ひとつだけあります。もっと“遊び”があるといいかなと思います。タスク管理者にとってはありがたいツールですが、タスクをこなす側にとっては、タスクを入力することも仕事になってしまいます。タスクを入れたくなるインセンティブが欲しいと感じることはありますね。例えば、タスクをこなすごとにポイントがゲットできレベルアップしていくなど。タスクワールのフィードバックの機能でももちろん、それができるのはわかっているのですが、少し物足りなさを感じています。タスク管理自体は面白くない仕事(作業)なので、いかに使ってもらうようにするのかが、管理者側が考えなければならない点だと思っています。本来は私自身がしっかりとビジョンを伝えて、ツールの使用を促せば良いのですが、あるといいなって(笑)

足立さん:実は、以前使っていたツールにはそういう機能があったんです。「○○さんがマスターになった!」「△△さんはまだ初級だ!」と、みんなでワイワイやるのが楽しかったんです。あの機能がなくなって寂しいという社員も実際にいるので、期待してしまいます。

高橋さん:実際に、寂しいと言っているスタッフほど、タスクワールドの業務における活用率がやや減っている印象を受けています。ツール使用を続けていくうえで、いいモチベーションになるものがあればと。タスクをコンプリートすると、画面上で桜の花が咲く、花びらが舞う、そんな感じの遊びでもあったら嬉しいですね!

https://www.hojosen.co.jp

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