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ホテル業での業務改善にタスク管理ツールが効果的な4つの理由

ホテル業での業務改善にタスク管理ツールが効果的な4つの理由

ホテル業の業務改善にタスク管理ツールを導入すると、これまで個人のスキルや経験に頼っていた情報の共有を、ツールに任せられます。人間は必ずミスをする生き物です。個人のスキルに頼り切ったホテル経営をしている限り、業務改善はできないでしょう。ここでは、ホテル業の業務改善にタスク管理ツールの導入をおすすめする理由4点についてご紹介します。

1. リアルタイムで情報共有でき伝達ミスが起きづらくなるため

ホテル業の業務改善にタスク管理ツールが効果的な理由は、必要な情報を一瞬で共有でき、情報共有のミスが起こりづらいことがあげられます。

・分業制のホテル業ではスタッフ間の情報共有が必要不可欠

ホテル業は、

*予約の管理
*客室の清掃
*予約客の出迎え・案内
*受け付け
*食事の提供

など、複雑なタスクを組み合わせてお客さまへ提供します。各業務のスタッフはあくまでも特定分野のスペシャリストなので、スムーズにサービスを提供するためには、専門分野も経験も違う社員間でのこまめな情報共有が必要不可欠です。

・メール・電話・口頭だとリアルタイムで情報を共有できない

ホテルでよく使われるホワイトボードやホテルの内線、口頭、メールといった連絡手段は、

*情報を届けたい全員に一度に連絡できない
*きちんと伝達できたかわからない(記録が残らない)
*リアルタイムで情報共有できない

といったデメリットを抱えています。たとえば、アレルギーを持ったお客さまから宿泊とアレルギー除去食の予約が入ったとしましょう。この場合、アレルギーを持つお客さまをおもてなしするためには、

*アレルギー除去食を提供できるよう事前に食品の発注やレシピの考案をする
*当日、予約時間までに清掃スタッフが客室を清掃し消耗品等を補充する
*到着時刻に合わせてスムーズに客室へ案内できるようスタッフの手をあけておく
*到着時刻に合わせてレストランスタッフが調理を開始する

など、それぞれ別の場所で働く社員が、お互いのタスクの進行状況を把握しながら業務を進める必要があります。客室を掃除できていない状態でお客さまを案内したり、伝達ミスでアレルギー食品を含むメニューを提供したりすれば、サービス提供者としての信頼を大きく損なってしまうでしょう。

しかし、サービス業であるホテル業では、当日何が起きるかはわかりません。予約時刻の直前になって急に忙しくなったり、予約客の到着が遅れることになったりしたら、全員のスケジュールを組み直す必要があります。そこであると便利なのが、わざわざ誰かに問い合わせる必要もなく、リアルタイムで自分と自分以外のタスクを確認できるタスク管理ツールなのです。

・タスク管理ツールならリアルタイムで全員に情報を共有できる

タスク管理ツールを使えば、

*客室の清掃状況
*予約客の到着状況
*料理の提供状況

など、必要なタスクを各社員がどこまで進めているのか、リアルタイムで確認できます。社員同士がこまめに連絡を取り合わなくても、短時間で状況を把握して自分の仕事を進められます。また、タスクを進行したり、タスクやプロジェクトの内容を誰かが変更したりした場合、その時点で全員に通知を送ることもできます。情報の伝達ミスや確認ミスも減らせるでしょう。

▶仕事の流れが一目瞭然になり新入社員の教育が楽になるため

ホテル業では、別のチームのタスクを理解したうえで連携して動く必要があります。ただし、自分の業務に加えて、全体の動きまで把握するのは簡単なことではありません。とくに難しいのが、新入社員への指導です。新入社員教育では、現場で役立つスキルを教え込むだけで手一杯になることも少なくありません。全体の流れについて説明できず、本人の慣れに任せているホテルも多いでしょう。

しかし、タスク管理ツールを導入して1日の流れを可視化してしまえば、自分のタスクがどの位置にあるのか、作業が遅れるとどのような影響があるのかを簡単に把握できます。

前後の流れがわかれば、指導についた先輩社員が忙しくなっても新入社員自身で仕事のスケジュールを組み立てられるようになるため、新入社員の教育も楽になるでしょう。

▶管理職の業務を減らすことで経営に集中できるようになるため

ホテル内の人員配置や重要事項の伝達といった管理職の業務を、タスク管理ツールで半自動化してしまえば、管理職はホテル経営により集中して取り組むことができます。長期的な計画も立てやすくなるでしょう。また、管理職自身に余裕ができれば、現場で何か問題が起きた際にすぐ対応できるというメリットもあります。

▶1日の作業をまとめることで業務の無駄を発見できるため

1日の作業をタスクやプロジェクトとしてタスク管理ツールでまとめると、

*社員同士で連絡を取り合う時間
*連絡や問い合わせをして返答を待つ時間
*前後の業務進行が読めず動くに動けない時間

等を削減、または大幅に短縮することが可能となります。また、業務の予定やリアルタイムの進行状況だけでなく、実際にやった業務の内容や時間を記録すれば、

*細切れに取り組むよりまとめたほうが効率化できる業務
*確認などで時間を無駄にしている業務
*時間をかけすぎている業務

なども判別できます。業務の内容や進行状況などを考えて人員配置を変更したり、不要な作業を減らしたりすれば、1日の業務効率をさらに改善できるでしょう。

▶タスク管理ツールを使ってホテル業の業務改善を実現する

ホテル業にタスク管理ツールを導入すれば、社員同士がリアルタイムで情報を共有し、連絡の待ち時間や行き違いを減らしたり、無駄な業務を削減できたりします。また、1日の業務を可視化することで、社員同士が仕事の流れを把握して連携を深めることや、経験の浅い新入社員でも状況に合わせて自分で仕事を考えることが可能です。

慣れるまで時間はかかりますが、人間がやらなくてもよい作業はシステムに任せたほうが日々の業務を楽にできるので、社員のタスク管理に頭を悩ませている場合は、タスク管理ツールの導入を検討してみましょう。「タスクワールド」なら、タスクやプロジェクトの管理はもちろん、社員同士のコミュニケーションをサポートする機能も備えています。業務を円滑にするツール選びにお悩みであればぜひご検討ください。

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