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アコーホテルズがタスクワールドを活用して、どのようにコロナ禍を切り抜けたか

アコーホテルズがタスクワールドを活用して、どのようにコロナ禍を切り抜けたか

新型コロナウイルスの流行が世界的な問題となった2020年3月。世界はニューノーマル時代に入り、多くの企業は事業活動の停止、在宅勤務への移行等の対策を余儀なくされました。

中でもコロナ禍の影響を現在まで特に受け続けているのは、ホスピタリティ業界と旅行業界です。

世界有数のホスピタリティ企業で、世界で6番目に大きなホテルグループでもあるアコーホテルズ・グループ。全世界で3,500軒のホテルを休業した同グループは、このニューノーマルの難局を、タスクワールドを活用して乗り切っています。

中東・アフリカ・トルコ地域で、同グループのホテル開業におけるディレクターを務めるVincent Ozanne氏に、タスクワールドを活用したビジネスの舵取りに関して伺いました。

「ゼロ時間」 – 前例のないほど長期的にホテル業務を停止

世界中がロックダウン(都市封鎖)下に入るなか、アコーホテルズは迅速な対応を迫られました。同グループが世界各地で運営する5,000を超える各物件の状況を把握しながら、可能な限り、迅速でベストなかたちで一時休業を行うメソッドを突き止める必要がありました。

同社のGeoffray Maugin氏は、休業中のホテルの管理に、数年前からグループ全体として利用を続けているタスクワールドを使うことを提案しました

 Ozanne氏は、コロナ禍当初の困難をこう振り返ります。

「私たちは当時、5,100軒のうち3,500軒のホテルを休業しました。それは当グループのホテルネットワークの70%に相当します。世界中のホテルオペレーションの一斉停止です。まさに、想定外ともいえる状況でした」

Ozanne氏のチームは、2週間以内に、ホテルの営業・休業状況を効率よく管理するための、専用のワークプレイスをタスクワールドで作りました。5,000を超える各ホテルのタスクで構成されるワークプレースです。

次にこのデータをGoogle Data Studioにつなぎ、執行委員会向けにホテルネットワークの状況を可視化できるダッシュボードを作成しました。

アコーホテルズは、タスクワールドのタスクを複数のプロジェクトに紐付ける機能を使い、様々なプロジェクト内で、ブランド別・国別等の要素で、各ホテルを分類。休業中、再開済、休業対応無し等の情報をタグで管理。

休業に関連する業務を、タスクワールド上で細かく管理を行うかは、各地域の責任者による判断。各ホテルの状況報告に関しては、地域に関わらず、タスクワールド上で実施。

IMEA(インド、中東、アフリカ、トルコ)地域では、以前からホテルの開業をメインにタスクワールドが使われていましたが、タスクワールドは休業に関する様々なオペレーションにおいて活用されることになりました。

タスクワールドのゲスト機能を使うことにより、社外の関係者等を、データセキュリティの観点で安全なかたちで、タスクワールドのワークスペースに参加してもらうことが可能です。Ozanne氏は、IMEA地域のホテルの全支配人を、ゲストとしてタスクワールドのワークスペースに参加させることにしました。

「各ホテルの支配人にはゲストとしてワークスペースに参加してもらいました。そうすることにより、各支配人がワークスペース上でアクセスできるタスク・情報は、各自のホテルについてのものだけに限定されます。この業務スタイルにより、メール等に頼る従来のやり方では考えられない効率で、各支配人と連携を取り合うことができます」

ALLSAFEを使い、適切な状況でホテルを再開する

ホテルが適切に休業され、安全に再開できるように、Ozanne氏はIMEA地域のホテルごとに専用プロジェクトを作成し、完了すべきチェックリストとガイドラインも含めました。

「実は、これはホテル開業時のフォーマットとそっくりなものですが、休業と再開向けに作成しました。これは成功しましたし、導入も容易でした。繰り返しになりますが、タスクワールドが非常に有用だったからです」

再開ガイドラインは、すぐに全グループ向けにまとめられ、集中的な衛生・予防措置によってお客様に安全な体験をお届けするアコーホテルズのプログラム『ALLSAFE』として展開されました。

アコー ホテルズの「ALLSAFE」認証は、集中的な衛生・予防基準を用いてお客様の安全な体験を確保

経験豊かなタスクワールドユーザーとして、アコーホテルズのIMEA地域とアジア太平洋地域は、各ホテルがそれぞれのプロジェクトを反映できるワークプレイスを介して『ALLSAFE』を展開すると決定しました。『ALLSAFE』認証を得るための要件は、マッチするタスクリストと共にカテゴリ別に整理されました。これにより、チームは地域レベルで進捗を監督し、全てのプロセスを文書化することができます。

ここでも、アコーホテルズは各物件の支配人が関与する際にゲスト機能を活用しました。

「私たちが設定した方法は、支配人がその物件におけるプロジェクト展開の責任を負うというものですこの分野では、システムを通じて提出物の水準を監視するお客さま体験担当リーダーを置いています。次に、あらゆる判断基準が満たされたら、社内で『ALLSAFE』の認証を評価します。ここでも、プロジェクトとタスクリストのタグ機能やシークエンス機能のおかげで、証拠写真を容易にアップロードすることができます。私たちは、この地域のプログラムの進捗について、しっかりと理解し、確実な評価を行うことができました」

ALLSAFEの認証要件は、カテゴリ別にグループ化され、ホテルごとの個別プロジェクトで追跡

この戦略は、ALLSAFEの認証要件の当初展開だけでなく、それらが時間を経ても継続的に維持されているかどうかを追跡・評価するためにも活用されました。休業時と同様に、タスクワールドのALLSAFEのワークプレイスにあるデータは、Google Data Studioのダッシュボードと接続され、物件ごとに新しい衛生・安全基準の導入について誰もが見られるように可視化しました。

各物件の活動を追跡し、より大きなレベルで見ることができたので、すぐに他のビジネスチャンスのアイデアがひらめきました。

ホスピタリティ業界の未来

Ozanne氏は、コロナ禍が収束すれば最終的には余暇向けの観光が回復すると見込んでいます。ただし専門家らはコロナ禍の収束後であっても、出張関連の(大部分とは言わずとも)一部はビデオ会議に置き換わると予想していることから、ホスピタリティ業界は出張から得る収益を回復するために創造性が必要であると考えています。

コロナ禍によって、リモートワークは予想していたほど複雑ではないことが分かりました。ただし、対面会議を完全にビデオ会議に置き換える適切なレベルの機器を誰もが利用できるとは限りません。

このような理由から、アコーホテルズはハイブリッド会議を必要とする小規模グループを対象に、会議用ソリューションを開始しました。

ALL CONNECTを利用すれば、出張でいらしたお客様はオフラインとオンラインの両方で会議をすることができます。コンセプトとしては、主に小規模グループ(参加者は8~50人)をターゲットとし、アコーホテルズのホテル内で専用機器を完備した会議室を使い、同僚、顧客、ベンダーとMicrosoft Teamsで会議を行っていただけるようにします。

ALL CONNECTはアコー ホテルズの同僚やクライアントとのビデオ会議のためにプロ仕様の機器を求める小規模チームを対象としたハイブリッド会議ソリューションです

チームはハイブリッド会議ソリューションの展開に必要なあらゆる機器と要件を、タスクワールド内で追跡します。ALLSAFEに実装された既存のマイクロマネジメント用テンプレートを活用して、出張客にALL CONNECTを提供するために各ホテルの機器を評価し、追加投資が必要な物件を計画しました。

プログラムは2021年4月に立ち上がり、当初これを提供するのはホテルの約55%ですが、2022年までに、アコーホテルズの全てのブランドと物件にハイブリッド会議向け新基準を導入することを目指しています。

Ozanne氏は、この困難な時期にタスクワールドというビジネスパートナーがあること、世界中のチームをつなぐツールを信頼できることに感謝しています。

「タスクワールドを展開することで、ホテルの再開、社内プログラムの立ち上げ、危機管理プログラムといった複数の複雑なプロジェクトを同時に、かつ遠隔で隅々まで管理できるようになりました。ユーザーのオンボーディングプロセスが簡潔なので、全ての人材とエキスパートを、セキュアで、整理され、システマティックなソリューション上で効率良く協働させることが実現しました。世界各地の多くの同僚が関与して、コロナ禍の危機をグローバルおよび地域レベルでプロジェクト管理しなければなりませんでしたが、タスクワールドは、それ自体で大きな変化をもたらすことを証明してくれました」

Ozanne氏、インサイトを共有いただきありがとうございました!アコーホテルズがタスクワールドを用いてどのようにホテルを再開したか、詳しくはこちらの記事をご覧ください

 

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