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タスク管理が上手い人になりたい!特徴やメリットを紹介

タスク管理が上手い人になりたい!特徴やメリットを紹介

仕事ができる人の特徴の一つとして、タスク管理が上手いという点が挙げられます。自分がやるべきことを把握し、優先順位をつけてテキパキと片付けていける能力を「うらやましい…」と思ったことがある人も多いでしょう。

ところで、タスク管理が上手い人には一定の特徴があることをご存じでしょうか。今回は、タスク管理が上手い人の特徴や、タスク管理を上手く行うメリットを紹介します。すぐに真似できる行動も含まれますので、タスク管理が上手い人になるために、ぜひ実践してみましょう。

 

▶タスク管理が上手い人の特徴は3つ

タスク管理が上手い人には共通する特徴があります。主な特徴を3つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

・自分が担当するタスクを把握している

タスク管理が上手な人は、自分がやるべきタスクをリストアップして、すべてを把握している点が特徴です。毎日、仕事を始めるときに1日のタスクをリストアップし、頭の中を整理したうえで業務に取り掛かります。タスクの抜け漏れをなくすために、業務全体を整理する作業は非常に有効です。

また、次のタスクへスムーズに移行するために、終わったタスクを削除している点も、タスク管理が上手い人の特徴といえるでしょう。なお、タスク管理が上手い人は、タスクをリストアップする際、ノートやスマホ、タスク管理ツールなど、独自のツールを活用していることが多いです。

・タスクの優先順位を把握している

タスク管理の上手い人は、タスクの優先順位を把握しており、自分が今本当にやるべき業務から先に取り組む点が特徴です。緊急度が高い案件やトラブル対応など、早急な対応が必要なタスクを優先して片付けていきます。

逆に優先順位が低い業務については、空いた時間を活用して効率よく片付けていく点も、タスク管理が上手い人に見られる特徴といえるでしょう。全体のバランスを見て、業務が滞らないように常に意識しています。

・タスクの処理に必要な時間を把握している

タスク管理の上手い人は、タスクごとに必要な時間をきちんと把握している点も特徴です。タスクごとの納期を逆算して、いつ頃取り掛かるべきかを見積もりつつ、他のタスクとのバランスを調整します。

タスク管理が上手い人は、限られた時間の中で効率のよい働き方を心掛けている点が特徴です。また、自分だけでなく社内外のメンバーの時間にも配慮しており、できるだけ無駄な時間を使わせないよう常に留意して業務に取り組んでいます。

 

▶タスク管理の上手い人が得ている3つのメリット

タスク管理が上手くなると得られる3つのメリットを紹介します。また、タスク管理の上手い人は、部門やプロジェクト全体の生産性を上げることに貢献する点も見逃せないポイントです。

・生産性が向上する

タスク管理が上手い人は、タスクごとの優先順位を明確化しているため、効率よく業務が進められるようになります。無駄な作業に割く時間を極力少なくし、本当にやるべき業務に多くの時間を割くことで生産性が向上するためです。

またタスク管理が上手い人は、管理職やプロジェクトマネージャーのポジションにつくことでさらなる能力を発揮します。タスクの優先順位に応じて適切なスタッフをアサインし、的確な指示を与えられるため、部署やプロジェクト全体の生産性向上を実現することが可能です。

・タスクの抜け漏れや遅延が抑制できる

前述した通り、タスク管理が上手い人はタスクごとのスケジュールを把握しており、納期から逆算して業務に取り組みます。納期内に終わらせるべきタスクが可視化されているため、スケジュールの遅延が抑制され、抜け漏れが少なくなる点がメリットです。

さらに、タスク管理の上手い人は余裕を持ったスケジューリングを行うため、急なトラブルやミスなどが発生しても、キャッチアップできる時間を捻出できます。したがって、イレギュラーが発生したときでも、納期通りに業務を遂行できる可能性が高いでしょう。

・業務全体を俯瞰できる

タスク管理が上手い人は、業務全体を俯瞰して見られる点が特徴です。自分のタスクだけでなく、他のメンバーのタスクにも気を配れるため、遅延やトラブルが発生した際、すぐにフォローアップやヘルプ対応が行えます。

また、自分のタスクが一人でこなせないと判断したときも、すぐに上司や他のスタッフに相談して、キャッチアップができるでしょう。タスク管理が上手い人は、業務遂行に必要な時間やリソースを的確に把握しているため、必要だと判断したときは柔軟にヘルプやフォローを要請できる点も強みです。

 

▶タスク管理が上手い人が使っているツール

タスク管理が上手い人は、自分の生産性だけに留まらず、部署やプロジェクト全体の生産性も上げる能力を持っています。そのため、タスク管理が上手い人を増やすことで会社の収益増加につながるといっても過言ではないでしょう。

なお、タスク管理が上手い人は、タスク管理ツールを有効活用しているケースが多いです。タスク管理ツールを導入することで、自分やプロジェクト全体のタスクやスケジュール、進捗状況を可視化できるため、抜け漏れや遅延を抑制しやすくなります。

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