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ホテル開業におけるタスク管理ツールの活用方法

ホテル開業におけるタスク管理ツールの活用方法

ホテル開業において必要なタスクは大量にあるため、スムーズなタスク管理ができるツールの活用が重要です。各タスクの内容や納期を管理することで、漠然としていたホテル開業までの道のりも、より現実的になるでしょう。今回は、ホテル開業におけるタスク管理ツールの活用方法を紹介します。

▶国際的なホテル開業におけるタスク管理の4つのポイント

ホテル開業において必要なタスクは非常にたくさんあります。開業日が決まっていることも多く、「そういえば忘れていた」「やってなかった…」ということは許されません。ホテルの信頼を失わないよう、タスク管理のポイントについてしっかりと確認しておきましょう。

1.各事業部間でタスクを共有する

事業部間で共有しなければならないタスクもたくさんあります。1つ目の事業部が手続きを行って、その後2つ目の事業部が作業を開始する…など、複数の事業部が関連するタスクも多いでしょう。

事前にタスクを共有しておけば、タスクが回ってくるタイミングを調整できたり、人材を確保できたりするため、よりスムーズに業務を進められます。

2.プロジェクト進行状況を確認する

ホテルのオープンに向けて、さまざまなプロジェクトが同時に動き出すケースもあるでしょう。経営者が指揮を執る大きなプロジェクトもあれば、事業部単位で行う小さなプロジェクトもあります。

それぞれの進行状況は外側からわかりにくい場合も多く、「完了すると思っていた期日までに終わらない…」という事態も起きかねません。オープンまでに間に合わないとなれば、ホテルの運営にも支障をきたしてしまいます。

常に進行状況がわかるようにタスク管理を行っておけば、もし遅れが出ているときはサポートに入るなど、早めのフォローも可能です。

3.必要なタスクをリストアップする

ホテル開業には、莫大なタスクがあります。ホテルをオープンするためにはさまざまな許認可を受けなくてはなりませんし、水道やガス、通信関係の契約も必要です。さらに、スタッフの募集から教育、伝票や書類に使うロゴスタンプの準備など、細々としていますが重要なタスクは多いでしょう。

細かい作業も含め必要なタスクをすべてリストアップし、誰が担当するかを事前に検討しておきましょう。

4.スタッフ同士の意思疎通を徹底する

ホテル開業のための事務的なタスクを優先しすぎていると、つい忘れてしまいがちなタスクがあります。それは、スタッフとの意志疎通です。同じホテルで働く人同士があまりに違う考えを持っていると、一体感がなくなり運営もしづらくなってしまいます。ホテルの運営をスムーズに行うためには、ホテルの理念のようなものを共有しなければなりません。

ミーティングを行いスタッフ全員の意志を統一するだけではなく、普段から声を掛け合うなど、コミュニケーションを心がけましょう。

▶タスクワールドのタスク管理ツールがおすすめな3つの理由

ホテル開業におけるタスク管理には、タスクワールドのツールがおすすめです。ここでは、機能について紹介しますので参考にしてください。

1.タスクごとのチャット機能でやり取りしやすい

タスクワールドの管理ツールには、タスクごとのチャット機能があります。タスクに関連することだけの連絡ができるため、やり取りがしやすいでしょう。また、既読状況もわかるため、メッセージを読んでもらえたかどうかもすぐに確認できます。

2.プロジェクト管理が視覚的に管理できる

数多くのプロジェクトやタスクが同時進行するホテル開業においては、よりわかりやすいプロジェクト管理方法が必要です。タスクワールドのツールでは、視覚的に管理ができるため、複雑な操作は必要なく、それぞれの進行状況を容易に把握できるでしょう。

3.共有されたファイルの管理がしやすい

タスクワールドのツール上にアップロードされたファイルは、検索機能で探すことができます。いつどこでアップロードされたものであってもすぐに見つかるため、ファイルを探す手間もかかりません。

実際にタスクワールドのツールを使い続けているホテルの事例

世界最大規模の国際ホテルグループ「アコーホテルズ」でもタスクワールドのツールは活用されています。従業員が多くなると個々のタスク管理は煩雑になりがちですが、このホテルではタスクワールドの管理ツールを使い続けたことで「プロジェクトメンバーが情報を共有しやすくなった」「チャット機能で連絡のやり取りが楽になった」「一括でいろいろなタスクが確認できるようになった」と多くのメリットを感じているのです。

このようにタスクワールドの管理ツールを活用すれば、ホテルの開業や運営がスムーズに進むでしょう。

▶ホテル開業に向けてタスク管理を徹底しよう

やることがたくさんあるホテル開業時は、つい忘れてしまうタスクも出てくるものです。小さなタスクまで徹底して管理できるタスクワールドのツールなら、スムーズにタスク管理ができ、抜け漏れも防ぐことができるでしょう。

使い勝手をとことん追求した 世界基準のタスク管理ツールで、コラボをスマートにしませんか?

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