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タスクの「見える化」がプロジェクトの業務効率を劇的に高める3つの理由

タスクの「見える化」がプロジェクトの業務効率を劇的に高める3つの理由

働き方改革が進展する現代において、社員一人ひとりが限られた時間を意識し、業務を効率的に進めることが求められています。チームで取り組むプロジェクトにおいても、業務効率を上げながら、組織力の強化を図っていく必要があります。今回は、チーム単位で進めるプロジェクトにおいて、タスクを「見える化」しながら管理するメリットを紹介します。

▶タスクの「見える化」がプロジェクトにおいて重要な理由

チームプロジェクトでは、チームのメンバーそれぞれがプロジェクトの趣旨や目的、ゴール、進捗状況を理解し、誰もが主体的に関与できる計画であることが大切です。そのためにまず必要なのが、タスクの「見える化」です。

タスクの見える化とは、策定した計画をメンバーに開示するとともに、一人ひとりが進捗状況をいつでも確認できるようにし、定期的に(あるいは何か気付いた時点で)分析できる状況を指します。タスクの見える化がプロジェクトにおいて重要な理由は、次のとおりです。

1. 目的を達成するために必要なことに組織全体で気付けるから

プロジェクトにおいて、目的や目標の達成に向けて正しく進んでいるかを進行過程で見える化し、異常があればリアルタイムで把握できるようにすることが大切です。これは一見「監視」とも捉えられますが、見える化の1つの側面でしかありません。

見える化の真の狙いは、組織が目的を達成するために何が必要で、今何をすべきかに気付くことにあります。タスクを見える化することによって、計画通りに作業が進んでいない場合など、早急な分析が必要なケースで改善につなげやすくなります。見える化によって、リアルタイムで把握した異常に対して前向きに予防管理していくことが可能になるのです。

2. 優先度や重要度を組織の観点から捉えられるから

一つひとつのタスクについて、組織が優先度や重要度を判断していくことが、タスクの見える化です。これまで個人だけが把握していた業務量や業務フローを、見える化によって一覧化して把握することができます。

誰がどのように業務を処理しているかを組織の観点から明らかにし、組織としての優先度や重要度を判断し、決めていくことが可能です。また、個人の業務が社内でどこに位置しているかをそれぞれが理解することで、仕事の意義や効率、組織力の強化につなげることができます。

3. 個々の能力・キャパシティに応じたタスクの割当管理ができるから

プロジェクトの進行においては、組織の限られたリソースを有効に使うことが重要です。そのためにも、タスクの重要度や優先度を見える化し、都度判断していくことが必要です。

重要度の高いタスクについては、それを確実にこなせるようなメンバーに割り振ります。そのほかのメンバーには、優先度が高いと判断したタスクから順次着手するようにします。このように、見える化したタスクを重要度や優先度の観点から各メンバーの能力やキャパシティに応じて適切に割り当てることで、プロジェクトの業務効率化に結び付けていきます。

▶タスクを「見える化」するための方法

タスクを「見える化」するための方法として、ノートや手帳に手書きする、エクセルで管理シートを作るなどの方法があります。やるべきタスクを洗い出し、タスク一つひとつを潰していくためにも、こうした手法は現在も広く使われています。

ただ、タスクが増え、プロジェクトが複雑になると、やるべきことの優先順位付けが難しくなり、タスクの抜け漏れが起こりがちになります。そんなときに役立つのが、プロジェクトの進捗を分かりやすく、確実にするための「タスク管理ツール」の導入です。プロジェクトの進捗やタスクを見える化できるため、遅延タスクを減らすことなども可能です。

▶タスクワールドのタスク管理ツールが「見える化」を可能にする

タスクの見える化を可能にするタスク管理ツールとしては、「タスクワールド」の活用がおすすめです。タスクワールドは、タスク管理やプロジェクト管理、チーム内のコミュニケーションなどを直感的に操作できるクラウドサービスで、端末とネットワーク環境があれば、いつでもどこでも活用できます。

▶プロジェクトをリアルタイムで把握し中長期的に一元管理できる

タスクワールドの大きな特徴のひとつが、「ガントチャート」の機能でプロジェクトの全体像を一目で理解できるところです。それぞれのタスクを同時に進行させていく必要のあるチームプロジェクトでは、どのメンバーがどんなタスクに取り組んでいるかをチェックし、プロジェクト全体の最新状況を一元的に把握することが必要です。

タスクワールドのガントチャートを使うことで、チームのメンバーの進捗状況をリアルタイムに確認できるほか、中長期的なプロジェクトの進捗を一元管理できるようになり、業務の効率化につなげることができます。

▶タスクの見える化を可能にする「タスクワールド」の活用でプロジェクトの業務効率を高める

さまざまな役割のメンバーと進めていく必要があるチームプロジェクトでは、プロジェクトの目的や進捗、各タスクの状況管理が非常に大切です。タスクワールドを導入すれば、タスクの見える化が可能になるため、プロジェクトをスムーズに進行できます。プロジェクトの業務効率を高めるため、ぜひ導入をご検討ください。

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