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プロジェクト管理ツールとは?導入メリットと選ぶ際のポイントを紹介

プロジェクト管理ツールとは?導入メリットと選ぶ際のポイントを紹介

システムやアプリなどの開発には多くのスタッフが関わるため、プロジェクト管理が必須です。プロジェクトリーダーはスタッフごとの役割分担はもちろん、スケジュールやタスクを綿密に管理・調整する必要があります。また、スタッフ間の情報共有をスムーズにすることも、プロジェクトの成功には欠かせません。

そのため、多くの企業がプロジェクト管理ツールを導入して、生産性の向上を実現しています。今回はプロジェクト管理ツールがどのようなものか、導入メリットとツール選択時のポイントを紹介するので参考にしてみてください。

 ▶プロジェクト管理ツールとは?3つの導入メリット

プロジェクト管理ツールとは、スタッフの内訳やスケジュール、タスク、コストなど、プロジェクトの進捗状況を可視化して、プロジェクトに関わるスタッフ間で共有するためのツールです。プロジェクト管理ツールの主な導入メリットを3つ紹介します。

メリット1.管理作業の効率化

プロジェクト管理ツールを導入することで、管理作業を効率化する効果が期待できます。プロジェクト管理ツールでは、タスクごとの工数やコスト、スケジュールなど多くの管理項目を一元管理できるため、プロジェクトリーダーがプロジェクトの進捗状況を把握しやすくなる点がメリットです。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトでプロジェクト管理を行う企業も多いと思います。しかし、シートの作成や管理、運用に手間がかかることや、スタッフが更新しづらくヒューマンエラーの発生率が高くなるため、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

メリット2.プロジェクト進捗の可視化

プロジェクト管理ツールの多くは、工数や実績を入力するだけでガントチャートができあがり、予実の状況なども可視化できます。タスクごとの進捗率や完了期限をスタッフ間で共有できるため、タスクの抜け漏れやスケジュールの誤認、納期遅延などを抑制できる点がメリットです。

また、テレワークを実施しやすいことも、プロジェクト管理ツールの導入メリットだといえるでしょう。

・メリット3.社内フォーマットの統一化

ExcelやGoogle スプレッドシートでプロジェクト管理を行う場合、レポートなどのフォーマットがバラバラになりがちです。しかし、プロジェクト管理ツールを導入することで、社内フォーマットを統一できるため、属人的な管理から脱却できるでしょう。

また、統一フォーマットのガントチャートやレポートなどがすぐに準備できるため、急にプロジェクトが発生したときでも安心です。

 

プロジェクト管理ツールを選ぶポイント

プロジェクト管理ツールは各社からさまざまなツールが提供されているため、自社にあったものを見つけなくてはいけません。そこで、プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。

・クラウド型・インストール型の選択

プロジェクト管理ツールは、共有クラウド型とインストール型(オンプレミス)の2種類があるため、目的や用途に合わせて適している方を選択しましょう。

共有クラウド型はダウンロードやインストールが不要なため、導入ハードルが低い点がメリットとして挙げられます。また、ランニングコストが安価な点も特徴です。

一方、インストール型(オンプレミス)は、社内ネットワークにソフトウェアをインストールした上でのツール利用となるため、複雑なセキュリティ要件を持つ企業に適しています。

ただし、インストールやセットアップに手間がかかる点と、社内で保守を行わなくてはいけない点がデメリットといえます。また、ランニングコストもクラウド型に比べて高めです。

・課題解決に必要な機能の有無

プロジェクト管理ツールは、ベンダーごとに提供している機能が異なります。ただし、機能がたくさんついていても、不要なものが多ければコストの無駄使いといえるでしょう。そのため、プロジェクト管理ツールを選ぶときには、自社の課題解決につながる必要最低限の機能があるツールを選択するべきです。

・操作性の良し悪し

プロジェクト管理ツールはさまざまなスタッフが利用するため、誰でも簡単に使えるUI/UXであることが重要です。ITリテラシーが低いスタッフでもすぐに操作方法を理解して使えるツールでなければ、導入後に浸透しない可能性があります。そのため、プログラマーやエンジニアにしか利用できないような煩雑なツールは避けましょう。

 

▶最適なプロジェクト管理ツールを導入して生産性向上を実現しよう

プロジェクト管理ツールを導入することで、管理作業の効率化やプロジェクト進捗の可視化、社内フォーマットの統一化といったメリットが得られます。ただし、自社に適したプロジェクト管理ツールを導入しなければ、大きな効果を上げることは難しいでしょう。

そこでおすすめしたいツールが、豊富な機能とツールとしての使いやすさを兼ね備えた総合タスク管理・プロジェクト管理ツール「タスクワールド」です。視覚的・直感的操作で、すべてのプロジェクト・タスクをスムーズに管理できるため、ITリテラシーの低いスタッフが多い企業でもスムーズに導入できます。また、サポート体制も充実していますので、はじめてプロジェクト管理ツールを導入する場合でも安心してご利用いただけます。

なお、タスクワールドは無料トライアル期間が提供されているため、ぜひお気軽にお試しください。

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