ソフトやアプリ開発を行う方であれば、タスクボードを利用したことがあると思います。タスクボードは簡単にいえば、プロジェクトの進行管理を行うツールといえるでしょう。
誰でも簡単に使え、タスク管理がスムーズに行えることから、近年は多くの現場で活用されている状況です。今回はタスクボードがどのようなものなのか、利用メリットや作成方法とともに解説します。
▶タスクボードとはどんなツールなのか？
タスクボードがどのようなツールなのか理解してもらうために、ツールの概要と活用メリットを解説します。
・タスクボードの概要
タスクボードとは、進行中のタスクや作業を可視化して管理するためのツールです。タスクボードはカンバンボードとも呼ばれており、トヨタ自動車が発案したフレームワークといわれています。
タスクボードを活用することで、ミッション達成に必要なすべてのタスクを可視化し、スムーズに進行管理が実現できるでしょう。また、スタッフのTo Do管理が簡単に実施できるため、近年はソフトやアプリなど、アジャイル開発が必要な現場で活用されるシーンが増えています。
・タスクボードの活用メリット
タスクボードの活用メリットは、スタッフ間で仕事のミスや遅延のフォローアップ、仕事のアドバイスをするといったアクションが期待できることでしょう。また、スタッフごとのタスクや作業の進捗状況が可視化されるため、抜け漏れやスケジュールの遅延を抑制できることも大きなメリットです。
さらに、タスク同士のつながりも可視化できるので、他のスタッフの作業も意識しやすくなり、プロジェクト全体を俯瞰でき管理しやすくなります。ルールやスケジュールが変更された場合でもすぐに把握できるため、作業の手戻りなども抑制できるでしょう。
▶タスクボードの作り方
一般的なタスクボードの作り方を、3つのステップに分けて解説します。非常に簡単に実践できますので、ぜひ試してみてください。
・ステータスを表示する列を作成
タスクボードを作成する際には、まずタスクのステータスを表示する列を作成します。
以下、4つのステータスが一般的でしょう。
・To Do（タスク、やること）：これから実施するタスク
・In Progress（進行中、対応中）：タスクに対応中
・In Review（確認中、チェック中）：実施したタスクを第三者が確認中
・Done（作業完了、作業終了）：タスクの完了
ステータスを決めたら、作業工程の順番になるように並べます。例えば、以下のような配置が考えられるでしょう。
| To Do | In Progress | In Review | Done |
| タスクA | |||
| タスクB | |||
| タスクC | |||
| タスクD |
タスクは各ステータスを1マスずつ移動させることが原則です。そのため、ステータスを配置する際には作業の上流と下流など、時系列に並べるようにしましょう。
・タスク・作業を作成
次にタスクと作業の内容を書き出します。このときタスクと作業はできるだけ細分化することがポイントです。
タスクや作業内容は付箋などを使って書き出します。ただし最低限、以下の項目は入力しておきましょう。
・タスク発生日：タスクが発生した日を記入
・タスクの内容：タスクや作業内容の詳細を記入
・タスク完了日：タスクが完了した日と担当者名を記入（工数を管理したい場合は、合計の工数も入力）
上記はあくまでも一例ですが、チーム内でタスクの記入ルールを決めることで、スタッフ間のばらつきを抑制できるでしょう。
・タスクを移動させる
ステータスとタスク内容が確定したら、実際にタスクを配置して移動させます。タスクのステータスに応じて、1マスずつ移動させて管理しましょう。
各ステータス内に配置するタスクの数は、上限を定めておくことが原則です。例えば「In Review（確認中、チェック中）」のステータスにすべてのタスクが配置された場合、その間スタッフがやることがなくなってしまいます。このようなプロジェクトのボトルネックを抑制するためにも、各ステータスに配置できるタスクの上限を決めておきましょう。
また、スタッフにタスクを完遂させることを意識させるためにも、同じステータス内に多くのタスクを配置することは避けた方が無難です。
▶タスクボードはタスク管理ツールで補完できる
大きなプロジェクトになるとスタッフとタスクの数が膨大になるので、紙と付箋、またExcelなどで作成したタスクボードでは限界があるでしょう。そのため、タスク管理ツールの活用をおすすめします。
タスクボードは簡単に実施できます。ソフトやアプリを制作している方はもちろん、Webサイトや商品開発などにも活用できますので、ぜひ利用してみてください。
タスク管理ツールには、タスクボードと同等以上の機能があるので、効率よくプロジェクト管理が実施できます。さらに、タスク管理ツールにはアナリティクス機能やタイム計測・ログ機能、チャット機能、ファイル管理など、タスクボードにはない機能もたくさんあり、多くのスタッフやタスクを抱えるプロジェクトの管理をスムーズに実施することが可能です。
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