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タスク管理が苦手な社員の共通点とは?対策と併せてご紹介!

タスク管理が苦手な社員の共通点とは?対策と併せてご紹介!

どんな組織・職場であっても、いくつかのタスクを並行してこなさなければいけない大変さや厳しさがあります。タスク管理は社会人にとって必要な能力のひとつですが、タスク管理を苦手とする社員は少なくありません。このコラムでは、タスク管理に苦手意識を持っている社員の共通点や原因を分析するとともに、対策について解説していきます。

▶タスク管理が苦手な社員の共通点

タスク管理を苦手とする社員には、いくつかの共通点が存在することが分かります。

・頭の中でタスクを覚えようとしている

タスク管理に苦手意識を持つ社員の多くには、頭の中でタスクを覚えようとする傾向がみられます。しかし、人間の短期記憶には限界があるため、タスクが増え、複雑化すればするほど、タスクの抜け漏れが生じがちです。また、タスクを効率よく処理するためにも、頭を使わなければいけません。そのためにも、タスク管理は記憶に頼らない方法を選ぶべきです。

・必要なタスクに細分化することができない

タスク管理が苦手な社員の共通点として、必要なタスクに細分化することができないことも挙げられます。たとえば、「企業調査のレポートを書く」というタスクがあった場合、「レポートを書く」だけでは何から手を付けるべきか分かりません。

「ホームページや文献を見て、企業の特徴を調べる」「調査レポートの構成を考える」「構成に沿ってレポートを書いていく」「レポートの内容を推敲する」など、タスクは細かく設定し、順番に着手していくことが必要です。

・タスクにかかる時間の見積りが甘い

タスク管理が苦手な社員には、タスクを処理するために必要な時間の見積りが甘いという特徴も共通してみられます。そのため、1日に多くのタスクを詰め込みすぎてタスクが時間内に終わらない、タスクが多過ぎて時間通りに終わるか不安になり、余裕がなくなるなどの状態に陥りがちです。必要なタスクを細分化して、一つひとつのタスクの時間を正しく測定することが大切です。

▶タスク管理に対する社員の苦手意識の原因

タスク管理の得手・不得手は、生まれながらの性格に由来しているところもあるため、タスク管理を苦手とする社員が組織の中にいること自体は不思議ではありません。また、性格以外にも、タスク管理の手順やテクニックをそもそも知らないことも、苦手意識を持ってしまう原因のひとつです。タスク管理に必要な手順やテクニックをまず知ることが、タスク管理を苦手とする社員にとって何よりも重要です。

タスク管理に対する社員の苦手意識をなくす対策

タスク管理に対する社員の苦手意識をなくすためには、タスク管理に必要な手順やテクニックを一つひとつ理解させることが何よりも大切です。

・タスクを「見える化」する

タスク管理は、頭の中だけではできません。古典的な方法として、ノートや手帳に手書きする、エクセルで管理シートを作るなどの方法がありますが、いずれにしても、タスクはすべて書き出してみることが大切です。

自分が今何をすべきなのかを把握するために、タスクをすべて書き出し、「見える化」することとで、タスクの抜け漏れを防いでいきます。また、タスクはできるだけ細分化して見える化するのがポイントです。

・タスクの優勢順位をつける

タスクの優先度は、「今日中に終わらせなければいけないもの」「すぐに終わりそうなもの」「いつ終わらせてもよいもの」などさまざまです。タスクを見える化した後は、タスクの種類に応じて優先順位を決めながら、今、本当に取り組むべきタスクから着手していきます。

その際、タスクが細かく設定できていれば、タスク処理にかかる時間を先に想定しておくことが可能です。そうすることで、「今日中に終わらせなければいけないもの」「すぐに終わりそうなもの」から効率よく処理していくことができます。

▶タスクワールドのタスク管理ツールの魅力

タスク管理に苦手意識を持つ社員には、専用のツールを導入するのがよいでしょう。世の中にはたくさんのタスク管理ツールが出ていますが、タスクの見える化や優先順位も決められる「タスクワールド」は使い勝手がよく、特におすすめです。

・直感的な操作が可能でタスク管理しやすい

タスクワールドは、端末とネットワーク環境があれば、いつでもどこでも活用できるクラウドサービスです。タスク管理に特化したサービスで、直感的に操作でき、タスク管理が苦手な社員でも活用しやすいツールといえます。

・タスクの見える化・優先順位付けが可能

タスクワールドは、今抱えているタスクの全体像を一目で理解することができるのが特徴です。タスクの見える化を可能にし、優先順位付けができるので、すぐに処理しなければならないタスクに加えて、次に取り組まなければならないタスクも、一元的に管理することができます。

・タスクのスケジュールやステータスを共有できる

タスクワールドでは、タスクを自分で管理するだけでなく、上司や同僚とも共有することができます。ほかのメンバーにタスクのスケジュールやステータスを確認してもらえる状況を作ることで、安心して目の前のタスクに取り組めるでしょう。

また、タスクワールド上では、メンバー同士で簡単にメッセージやチャットのやり取りをすることもできるため、スムーズな情報の共有やタスクの管理が可能です。

▶タスクワールドの活用でタスク管理に対する苦手意識の克服と業務の効率化につなげる

タスク管理を苦手とする社員は少なくないですが、タスク管理に必要な手順やテクニックを一つひとつ理解することで、苦手意識を克服することは可能です。タスクワールドを導入すれば、タスクの見える化や優先順位付けが可能になるため、業務効率の改善にも繋がります。ぜひタスクワールドの導入をご検討ください。

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