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総務担当者 必見!タスク管理術3つのポイントを徹底解説!

総務担当者 必見!タスク管理術3つのポイントを徹底解説!

社内の調整役である総務部には、あらゆる部署から要望や依頼が飛んできます。漫然と目の前の業務に対応している限りは、どんなに頑張っても仕事が終わらない、膨大な業務処理に毎日追われて心身ともに疲弊してしまう、などの事態に陥りかねません。こうした事態を未然に防ぎ、業務を効率よく処理するためにも、タスク管理は必要です。

このコラムでは、業務の幅が広い総務担当者に向けて、タスク管理術を徹底解説していきます。

▶総務部のタスク管理術3つのポイント

業務の幅が広い総務担当者にとって、タスク管理は重要です。以下で紹介するタスク管理術をしっかり身に付けて、業務の効率化に繋げていきましょう。

1. 他部署への協力の有無をすぐに確認する

タスク管理術の1つ目は、他部署への協力が必要かどうかをすぐに確認することです。総務部には毎日のように要望や依頼が舞い込んできますが、総務部だけで対応できるタスクばかりとは限りません。

他部署への協力や再依頼が必要なタスクがあると確認できた場合は、自部署で対応すべきタスクよりも、優先順位は断然上です。他部署でもそれぞれ業務を抱えているからで、他部署の業務や立場を最大限に尊重しながら、優先度を高めて処理していくべきです。

2. 重要度や緊急度の観点からタスクを分類する

2つ目のタスク管理術として、さまざまな種類のタスクを「重要度」と「緊急度」で分ける方法を紹介します。「重要度が高い/低い」と「緊急度が高い/低い」の2軸に分けて、タスクを分類するという方法で、タスクは以下のように大きく4つに分類できます。

1.重要度が高く、緊急度の高いタスク

2.重要度が低く、緊急度の高いタスク

3.重要度が高く、緊急度の低いタスク

4.重要度が低く、緊急度の低いタスク

一般的には、上記の1から順に優先順位を決めるのがよいとされます。こうして分類できたタスクの優先順位に従って、今、本当に取り組むべきタスクから順に着手していきます。

3. 「5分」取り組んでみて、タスク処理にかかる時間を見極める

最後に紹介するタスク管理術として、5分タスクに取り組んでみることをおすすめします。タスクの優先順位ははっきりしたものの、いざ着手してみると、想定よりも時間がかかるケースが結構あるからです。

5分でもタスクに取り組んでみれば、そのタスクの難易度が分かります。思ったより簡単ですぐに終わりそうなタスクであれば、その場ですぐに処理してしまいましょう。

一方、5分取り組んでみた結果、上司や同僚に相談が必要なタスクであった場合には、相談すべき人の予定をすぐに押さえることが肝心です。1人で悩まず率直に相談することで、スムーズにタスクを処理できるでしょう。

▶総務部におけるタスク管理の重要性

社内の調整役である総務部では、業務量に対して十分な人員が割り当てられていない場合もあります。そのため、少数精鋭の1つのチームとしての意識を持ち、メンバー同士でコミュニケーションを適切にとりながらタスクを処理していくことが大切です。

また、一つひとつのタスクを効率よく確実に処理していくためにも、タスク管理は重要です。タスク管理ができなければ、どんなに頑張っても仕事が終わらない、膨大な業務処理に毎日追われて心身ともに疲弊してしまう、ほかのメンバーにも手伝ってもらい迷惑をかけてしまう、などの弊害が生じかねません。

▶総務部でのタスク管理ツール導入のメリット

タスク管理の方法として、ノートや手帳に手書きする、エクセルで管理シートを作るなどの方法が広く知られています。しかし、膨大なタスクを抱え、複数のタスクに並行して取り組まなければならない総務部では、やるべきことの優先順位付けが難しいほか、タスクの抜け漏れが起こりがちです。

業務の幅が広い総務部におすすめなのが、「タスク管理ツール」の導入です。タスク管理ツールを活用することで、タスクの優先順位を明確にできるほか、タスクごとの進捗をパッと見て判断できるようになります。

また、総務部のメンバー同士でタスクや進捗を管理・確認できるため、円滑なコミュニケーションの元で互いにフォローし合うなどの協力関係を構築することも可能です。

▶タスクワールドのタスク管理ツールの紹介

業務が幅広い総務部が導入すべきタスク管理ツールとしては、直感的な操作で誰もが活用できる「タスクワールド」がおすすめです。

・タスクの進捗状況をリアルタイムで確認できる

タスクワールドを活用すれば、複数のタスクをまとめて表示し、一元的に管理できるようになります。総務部のメンバーは互いにそれぞれの進捗状況をリアルタイムで確認できるため、コミュニケーションの円滑化や協力体制の構築、業務の効率化に繋がるでしょう。

・メッセージやチャット機能を使って気軽にコミュニケーションできる

タスクワールドは、システム上で利用者同士がコミュニケーションできるメッセージ機能やチャット機能を備えています。総務部のメンバーであれば誰でも気軽に導入することができるのはもちろん、複数のメンバーと同時にやり取りすることも可能で、円滑な情報の伝達や共有を実現できます。

・時間や場所を問わずタスク管理ができる

タスクワールドは、PCやタブレット、スマホなどの端末とネットワーク環境があれば、いつでもどこでも活用できるクラウドサービスです。働き方改革が進む総務部であっても、各メンバーの働き方に合わせて手軽にタスク管理ができることから、業務をスムーズに進められます。

▶業務の幅の広い総務部はタスクワールドの導入で業務効率アップに

社内の調整役である総務部は、膨大な業務を効率的に処理するタスク管理が求められています。タスクワールドを活用すれば、各メンバーが抱えるタスクの優先順位や総務部全体のタスク総量や進捗を簡単に把握できます。働き方改革や業務効率の改善にも繋げることができる便利なツールですので、積極的に活用してみてはいかがでしょうか。

使い勝手をとことん追求した 世界基準のタスク管理ツールで、コラボをスマートにしませんか?

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