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ビジネスを成功に導くクラウドを活用したタスク管理4つの極意

ビジネスを成功に導くクラウドを活用したタスク管理4つの極意

業務効率を上げ、ビジネスを円滑に進めるためには、他の社員とコミュニケーションを取りつつ、一つひとつのタスクを確実に処理していく必要があります。しかし、すべての作業を並行して実施するのは困難です。

そこでおすすめなのがクラウド活用です。クラウドを活用すれば、タスク管理やコミュニケーションが容易になり、業務の効率化を図ることができます。実際、企業におけるクラウドサービスの利用率は年々増加しており、平成29年度には56.3%と半数以上に及んだほか、「効果があった」と回答した企業の割合も8割を超えています。[注1]

ここでは、クラウドを活用したタスク管理術についてみていきましょう。

[注1]総務省:平成29年通信利用動向調査報告書(企業編)[pdf]
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/pdf/HR201700_002.pdf

▶クラウドを活用したタスク管理術4選

これまでタスク管理の方法といえば、手帳やスケジュール帳に書き込む・付箋を目に付くところに貼るといったアナログなやり方が主流でした。しかし、書き込みが増えると優先順位があいまいになり、いつまでに何をこなせばよいのか混乱してしまいがちです。そんなときはクラウド型のタスク管理システムを活用して、着実かつ効率的にタスクをこなしていきましょう。

1. いつでもどこでもタスク管理できる環境を整える

タスクリストやチェックリストは状況に応じてPCやタブレット、スマホなどで管理している人が多いですが、端末ごとに個別でタスク管理するのは手間がかかりますし、混乱が生じやすくなります。

クラウド型のタスク管理システムは外部にある同一サーバーで運用されているので、あらかじめ端末登録を行っておけば、PCやタブレット、スマホのどれを利用しても同じタスク管理システムにアクセスできます。オフィスではPC、外出先ではタブレットやスマホを活用するなど、シーンに合わせて手軽にタスク管理すればよりスムーズに業務をこなせるようになります。

2. プロジェクトの進捗状況をリアルタイムにチェックする

プロジェクトでは複数のチームがそれぞれのタスクを同時に進行させているため、プロジェクト全体の進捗状況を知るにはチームごとのタスクをチェックする必要があります。

タスク管理システムでは1つのプロジェクトに関連するタスクをまとめて管理することができるため、チームの一員はクラウドサービスを通して他のチームの進捗状況をリアルタイムでチェックできます。いちいち進捗状況を知るために電話やメールを入れなくて済むので、業務効率化につながります。

3. メッセージやチャットの機能で手軽にコミュニケーションを図れるようにする

プロジェクトに関連するそれぞれのタスクは一見独立しているように思えますが、最終的には複数のタスクを1つのプロジェクトにまとめなければならないため、チーム同士の連携は必要不可欠です。

代表的な連携方法は電話やメールですが、前者は1人ずつしかコミュニケーションを取ることができませんし、メールは相手から返信が来ないと既読なのかどうか判断できず、やきもきすることがあります。

そのため、最近はメッセージアプリを利用してやり取りするケースも増えてきましたが、プライベートな情報を明かしたくないという人も多く、ビジネスへの活用は簡単ではありません。

その点、クラウド型のタスク管理システムなら、同じシステムの利用者同士で簡単にメッセージやチャットのやり取りを行うことが可能です。メッセージのやり取りはクラウドサービスを通して行われるので、プライベートなメッセージアプリを利用する必要はなく、誰でも抵抗なく導入できるでしょう。

メッセージやチャットのやり取りは特定のメンバーを指定して送信することもできますし、チームごとにグループを組んで複数のメンバーと同時にやり取りすることも可能です。タスクごとにグループを細分化すれば、よりスムーズな情報の伝達・共有を実現できます。

4. ファイルの共有機能で急ぎの伝達にも対応

タスクを達成するにあたって、時にはデータや資料が必要になることがあります。これまではFAXで送信したり、メールにファイルを添付したりするのが一般的でしたが、FAXはオフィス内でしか受け取れませんし、メールだと誤送信やハッキングのおそれがあり、重要なデータをやり取りするのはハイリスクです。

クラウド型のタスク管理システムにはファイル共有機能が付帯されていて、システムにファイルやデータをアップロードすれば、特定のメンバーやチームと同一ファイルを共有することができます。

サーバーにアクセスすればどこにいてもファイルを送受信できるので、急ぎの伝達にも最適です。もちろんデータ通信は暗号化されるので、大事なデータも安心してやり取りできます。

▶クラウドを上手に活用すればビジネス成功率がアップする!

端末とネットワーク環境があればいつでもどこでもシステムを運用できるクラウドサービスは、業務効率化に非常に役立つ存在です。特にクラウド型のタスク管理システムは、ビジネスを円滑に進めるために必要なタスク管理の手間を大幅に省ける便利なサービスですので、積極的に活用することをおすすめします。

タスクワールドは、クラウドサービスを利用したタスク管理・プロジェクト管理・チーム内のコミュニケーションなどを直感的な操作で行える仕様になっています。エンタープライズプランなら、クラウドストレージ容量も無制限で使用可能です。これまでタスク管理システムを利用したことがない方でもストレスなく使いこなすことができるので、ぜひ一度ご検討ください。

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