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在宅ワークの課題はタスク管理ツールで解決!3つの導入メリットを紹介

在宅ワークの課題はタスク管理ツールで解決!3つの導入メリットを紹介

新型コロナウイルスや自然災害の影響により、近年在宅ワークを導入する企業が増加傾向です。

在宅ワークはオフィスでの業務とは異なり、スタッフ間のコミュニケーションがとりづらく、さまざまな課題を解決する必要があります。また、管理職やリーダーの方は、タスク管理ツールの導入など、スタッフのタスク管理を適切に行える工夫が必要です。

そこで今回は、在宅ワークでタスク管理を実施するときの課題と、タスク管理ツールを導入するメリットを紹介します。

 

▶在宅ワークでタスク管理を実施するときの課題は3つ

在宅ワークは通常のオフィスでの業務とは異なり、スタッフ間のコミュニケーションがとりづらくなるため、タスク管理を行う際には以下3つの課題を克服しなくてはいけません。それぞれの課題について解説します。

1.業務連絡・連携がスムーズにいかない場合がある

在宅ワークでタスク管理を行う場合、業務連絡や連携がスムーズにいかない可能性がある点は課題といえるでしょう。

オフィスでの業務であれば、スタッフとフェイス・トゥ・フェイスで口頭による指示・伝達が可能ですが、在宅ワークでは困難です。また、スタッフごとに就業時間や作業時間にバラつきがでることも多く、連携がとりづらくなり生産性が下がる可能性があります。

2.スタッフごとの業務進捗が把握しづらい

在宅ワークにおけるタスク管理の課題のひとつが、スタッフごとの業務進捗が把握しづらい点です。

オフィスであれば、目の前のスタッフに業務進捗の確認をすぐに行えます。しかし、在宅ワークの場合は、管理職やリーダーの方が意識的に質問しなくてはいけません。また在宅ワークでは、スタッフがどの程度のパフォーマンスを発揮できているかについて把握することも困難でしょう。

3.コミュニケーションが希薄になる

在宅ワークで多くの企業が過大視しているのは、スタッフ間のコミュニケーションロスです。

在宅ワークでは、WEB会議以外で他のスタッフと話す機会がほとんどありません。管理職やリーダーの方が意識的に1on1などを実施しなければ、孤立して精神を病むスタッフが現れるかもしれません。

また、在宅ワークはチャットツールやメールなど、コミュニケーションツールが並列化することで、抜け漏れが発生しやすい点も課題といえます。

 

▶在宅ワークにタスク管理ツールを導入する3つのメリット

在宅ワークにおけるタスク管理の課題を解決するためには、タスク管理ツールの導入がおすすめです。代表的な導入メリットを3つ紹介します。

1.生産性が向上する

在宅ワークにタスク管理ツールを導入すると、スタッフの生産性が向上する点がメリットです。

タスク管理ツール上では、スタッフが次にやるべきタスクが可視化されるため、スケジュールが明確になります。在宅ワークでは管理職やリーダーの方、もしくはスタッフ側のどちらかが積極的にコミュニケーションをとりにいかないと、次にやるべきことが何かわからなくなる場合も少なくないでしょう。

しかし、タスク管理ツールを導入すれば、やるべきタスクが明確になるので、スタッフの仕事へのモチベーションを維持し生産性向上に繋がる効果が期待できます。

2.抜け漏れを抑制できる

タスク管理ツールを導入すると、業務の抜け漏れを抑制できる点も大きなメリットだといえるでしょう。

タスク管理上では自分のタスクだけでなく、部門やチーム全体のタスクが可視化されます。

納期までのタスクも明確になるので、管理職やリーダーの方も指示が出しやすく、管理しやすい点が特徴です。

また、業務全体のどこが遅れているかも明確になるため、上司や他のスタッフがフォローアップしやすくなるでしょう。

3.業務の進捗状況が可視化できる

タスク管理ツールでは、個々の業務はもちろん、部門やグループ全体の業務の進捗状況が一目で確認できます。

何が、どの程度完了しているのかが可視化されるため、スタッフ間でコミュニケーションをとらなくても状況を一瞬で把握できるでしょう。また、納期までに完遂しなければいけないタスクの状況なども可視化されるので、スケジュール通りに進行できなそうな場合でも、早めに対策を打てる点がメリットです。

 

▶エクセルだけのタスク管理には限界がある

在宅ワークのタスク管理には、タスク管理ツールの導入が有効です。多くの企業がタスク管理をエクセルで実施しているケースが散見されますが、あまりおすすめできません。

エクセルはガントチャートなどの作成が簡単に行えるため、タスク管理に適したツールではあります。しかし、複数のスタッフで同時編集ができない点や、データ量が多くなると動きが重くなるといった課題があります。また、誤った内容のまま上書き保存したり、ファイルを消去したりするヒューマンエラーが発生する可能性も高いでしょう。

したがって、在宅ワークでのタスク管理をスムーズに行うためには、やはりタスク管理ツールを導入するべきです。

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