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タスクワールドがマイクロソフト ワークフローとの連携利用でさらに便利に!<シリーズ 2 / 5>

〜Microsoft Flow のカスタムコネクタでタスクを自動登録しましょう!〜

Microsoft Flow 第二弾です。

今回はメールを受信したらその内容を自動的にタスクワールドのタスクに登録するフローを作成してみましょう。

※本稿に掲載されているインターフェース画像は記事がリリースされた時点のものであり、現在のものとは完全に一致しない場合があります。

事前準備

前回記事を参考にして FlowアカウントとタスクワールドのIDを準備してください。また、今回はメール受信のトリガを使うので、Flow と連携できる Office 365 Outlook アカウントを準備してください。

カスタムコネクタの作成

まず最初に Postman で API リクエストのクエリのテンプレートを作成します。前回記事を参考にしてエクスポート用のコレクションを作成し、タスク登録(task.create)とタスク更新(task.update)を作成してエクスポートしてください。

次に、今作ったテンプレートを Flow にインポートして、カスタムコネクタを作成します。こちらも前回記事を参考にして、インポートまで行ってください。

インポートに成功したらコネクタの詳細を設定します。

「1.全般」「2.セキュリティ」はそのままの設定で大丈夫です。

「3.定義」は、まず「全般」で task.create と task.upate の設定名(操作ID)をそれぞれ読みやすい名前に変更しましょう。

続けて、task.create のレスポンスを定義します。ここで定義しておくことで、フロー作成時に task.create のレスポンスのタスクの ID を task.update へと引き継ぐことができるようになります。

まず「3.定義」の「応答」で default をクリックし、応答欄の「サンプルからインポート」をクリックします。

すると「サンプルからのインポート」ウィンドウが開くので、そこの本文欄に task.create のレスポンスのサンプルを貼り付けます。postman でテスト実行した時のレスポンスを貼り付けると良いですね。

「インポート」ボタンを押すとレスポンス定義が取り込まれてパラメータが個別に設定されます。この中に Task ID も定義されていることが確認できますね。

これでカスタムコネクタの設定は完了です。右上の「コネクタの作成」をクリックしてコネクタを登録し、「4.テスト」で動作確認しておきましょう。

フローの作成

いよいよフローを作成します。メール受信トリガで起動してメールの内容をタスクワールドに登録する一連の流れをフローに定義しましょう。

まずはフローを起動するためのトリガを設定します。今回は Office 365 でメールを受信したらフローが始まるように設定します。

Flowの管理画面で左側のメニューから「コネクタ」の画面を開き、Office 365 Outlook をクリックしてください

コネクタの詳細が表示されたら「新しいメールが届いたとき」を選択します。

受信の詳細を設定します。今回は件名に「【問合せ】」という文言が入ったメールを対象にしましょう。下図のようにフィルターを設定して「新しいステップ」をクリックします。

「新しいステップ」をクリックすると次のアクションを選択するフォームが開くので、検索欄から「taskworld」で検索し、先ほど登録した2つのアクションのうち task.create を選択します。

task.create のアクションを設定します。アクション名はスラッシュを含まないよう変更してください。そして各パラーメータに有効値を入力します。

title(タスクのタイトル)はメールの件名を設定したいので、title 欄にカーソルを合わせて「動的なコンテンツの追加」をクリックし、コンテンツの選択フォームから「件名」を選択します。

同様に task.update も追加して設定しましょう。task ID とstart_date はそれぞれ task.createのレスポンスを設定します。description にはメール本文を設定しましょう。 全て設定したら「保存」をクリックします。

これでフロー作成は完了です!

Flowと連携しているメールアドレス宛に下図のようなテストメールを送信してみましょう。

タスクワールドに同じ内容のタスクが登録されれば成功です!

まとめ

タスクを自動登録すると、タスクの取りこぼし防止になるので、運用の負担が軽減できますね。

Flow を使えば SharePoint や Twitter、Dropboxなど様々なサービスとも連携できるので、タスクワールドで広範な業務管理を一元化することも不可能ではありません。

ぜひ皆さんも Flow との連携にチャレンジしてみてください!

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