株式会社アイ・ピー・エス 様

タスクワールド導入目的は仕事の効率化!有効活用のためには使い方をイメージすることが大切

1997年の創業以来20年間SAP専業で活動を続けている株式会社アイ・ピー・エス(IPS)。SAP社が提供するSAP ERPの導入・本番稼働後のシステム運用・保守サポートにおいて、お客様の業務改革を支援する企業です。

タスクワールド導入を決めた経緯や、利用方法、使い心地について、コンサルティング事業部 東京本社統括中島辰也さん、事業開発部 岡本隆大さんにお話を伺いました。

株式会社アイ・ピー・エス 中島辰也さん(左)と岡本隆大さん(右)

タスクワールド導入から2ヶ月ほどですが、現在、どのような使い方をしていますか?

中島さん: 私は、プロジェクトマネージャーを担当していますが、私以外のプロジェクトに関わるメンバー含めて全員が使用しています。以前は、プロジェクトのメソッドやノウハウは、エクセル的なもので管理していましたが、タスクワールドに乗せ換えていこうと考えています。

弊社は、SAPのテンプレートと導入メソッドのテンプレートを持っていますが、導入メソッドをタスク化して、タスクワールドの中に入れよう!と考えています。そして、このメソッドを標準にしたいというのが導入の目的です。

エクセルで管理していたものを、クラウドを利用し、マルチロケーションでみんなが開発できる、仕事がしやすくなる環境を整えたいと思っています。

岡本さん: 会社に来て、パソコンを開いたらまず、タスクワールドを立ち上げます。タスクワールドは毎日使用していますし、メールよりも使用頻度は高くなっています。

仕事のやり方は変わりましたか?

岡本さん:以前は、期限を入れてもエクセルでチェックすることすら忘れてしまって、見落としもよくありました。タスクワールドは、「今日が期限ですよ!」とメールでリマインドしてくれるのでとても助かっています。自分でリマインドの仕組みを作らなくていいのは、とてもありがたいです。タグを上手く使いながら、各業務はタスクとしてタスクワールド上で管理しています。

中島さん:お客様とのセッションの登録もタスクワールドを使っています。セッションをタグにしていて、タグで抽出することで、セッションのスケジュールチェックをしています。タグ付けをすると、タグで抽出して一覧にできるので、チェックしやすいと感じています。

IPS様ならではのタスクワールドの使い方を教えていただけますか?

中島さん:弊社は、東京と大阪に本社を構えています。プロジェクトは、東京と大阪のいろいろな部署が集まって進めて行くものなので、どこにいてもリアルタイムで同じものを一緒に管理できるツールは役立ちます。お客様にもIDを渡しますし、お客様にもタスクを入れたりしています。今は、自分が関わるプロジェクトだけで使用していますが、いずれは会社全体で使っていきたいと考えています。

岡本さん:お客様にIDを渡しているので、ヒアリングに伺う前にあらかじめサブタスクに確認事項を入れたり、スケジュールを入れたりといった使い方もできます。セッション終了時には、資料のファイルもアップして、プロジェクトの流れがすべて確認できるようにしています。

中島さん:タスクって一言でまとめていますが、考え方としては、課題も、セッションも、開発するプログラムもすべてがタスクだと思っています。そして、それらに取り組むために行うべき作業をサブタスクに放り込んでいきます。そのタスクに対して成果物をあげていくわけです。これをお客様にリアルタイムに見せたいと考えています。

タスクワールドを使う上で、ルールなどを具体的に決めていますか?

中島さん:プロジェクトなので、使い方を統一し、標準化して使うことが大事だと思っています。そのためには、ルールを決めなければなりません。弊社は、タスクを入れる階層や、ネーミングルールなど様々なルールを決めています。ただ単に自分たちのタスクを管理するという使い方ではなく、“システマティック”に管理することが大切だと考えています。例えば、セッションが終わったら必ずラップアップするのですが、特記すべき事項や発生した課題については必ず記録を作成します、その資料は、セッションのタスクに貼り付けるなど、運用もきちんと決めています。課題や資料との連携が取れるようなルールも作っています。とはいえ、一般的なタスクももちろんあるので、そういうものはジェネラルタスクに切り出して使っていますね。

タスクワールド導入時に比較したツールなどはありますか?

中島さん:数社比較しました。複雑なことをやりたいわけではなく、導入目的ははっきりしていたので、欲しい機能が最低限揃っていること、値段をチェックしました。値段と機能。ツールを選別する上で、この2つの比較ポイントは基本かなと思っています。重要なのは、やりたいこと(目的)のためにこのツールを、どのように使っていくのかということですよね。プロジェクトを効率よく管理・進行していくためのものなので、規則正しく使っていこうと考えています。人のタスクでも、見れば内容がすぐに把握できるというレベルのシステム化・効率化を目指しています。岡本さんは、タスクワールドが好きで、楽しんで使っているよね?いつもタスク上がってるもんね(笑)

岡本さん:はい。好きですね。会社に来たら、まずタスクワールドをチェックします。見る頻度が多いので、背景の画像設定も真っ先にやりました(笑)。もちろん、スマホでも毎日使っています!

スマホではどのような使い方をしていますか?

中島さん:タスク登録に使っています。お客様と打ち合わせが終わって、直帰したい!というときに、メモ代わりに登録するという使い方です。外でPCを立ち上げるのは面倒ですから。入力とメッセージ確認しか使ってないので、スマホに関しては細かい機能は必要ないと思っています。

岡本さん:私の使い方は通知チェックだけです。必要であれば、PCを開こうかなと思います。スマホの画面で作業しようとは思わないので、タスクワールドモバイルアプリのシンプルな機能で十分です。

中島さん:そうですね。携帯でタスクワールドを使うのは、備忘録、通知チェックのためです。スマホでもこんなこと、あんなことができますといった機能の多さは不要と思っています。

タスクワールドのような総合タスク管理ツールの導入を検討している会社に対して、アドバイスはありますか?

岡本さん:プロジェクトをなんのために作るのか、なんの単位で作るのかを整理した上で、各自がもれなくタスクを入力していく、それだけで十分だと思います。

中島さん:使うイメージがわかなければ、有効活用はできません。やりたいことをしっかりとイメージできれば、タスクワールドをどのように使っていくのかが見えてきます。使い方のルール化は大切です。後から入って来た人でも、すぐに使いこなせるシンプルさも必要だと思います。実際、岡本さんもプロジェクトチームに一番最後に入って来た人ですが、一番使っている人なんです(笑)。

岡本さん:他の人のタスクを参考にすれば、チーム内でのタスクの作り方、管理方法はすぐにわかりました。はじめてタスクワールドを使うという人でも、弊社のタスク管理術にはすぐに慣れると思います。とても使いやすいと感じました。体験者談です(笑)。

株式会社アイ・ピー・エス公式サイト
タスクワールドを試してみませんか?
世界のトップ企業が、タスクワールドを社内コミュニケーションツールとして活用し、さまざまなプロジェクトに取り組んでいます。
Yuki Pyon Kondo
株式会社リングル
これまでいろんなツールを使ってきましたが、タスクワールドは一番使いやすい!視認性、そしてデザインが心地良い。 追加したタスクが自動的にガントチャートになるのも、とてもありがたい機能! 総じて使い勝手はとても良いです!
藤井 無限
株式会社 Cadenza先端技術研究所
使ってみると動きが軽量でとても使いやすいです。 プロジェクトに所属しているタスクと、 プロジェクトに所属せず単独で存在するタスクの管理を一元化するのが 課題だったのですが、タスクワールドでは、簡単にそれができます。
染谷 優
 
様々なプロジェクト管理ツールを試して、最終的に選択肢に残ったのは、Trelloとタスクワールド。どちらにするか悩みに悩んだのですが、最終的には、タスクワールドに決定。タスクワールドでは、複数のプロジェクトにまたがっての進捗計画立案、工数負荷管理、実績管理ができ、ガントチャート機能も標準で付いています。使い始めたら、複数のプロジェクトの見通しが非常に良くなり、ストレスが激減しました。おかげでやるべき事を焦らずに作業できるようになりました。
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