業務の効率化を実現するシステムを中心に、お客様のニーズに応じて“高度なサービス”の提案をし続ける、ワイノック株式会社。抜群の成果力、コミット力でお客様の満足を目指したサービス提供だけでなく、業務に携わるエンジニアにも生き生きと働いて欲しいと考える同社は、タスクワールドを導入してから約3ヶ月。ツールの使用で変化を感じた点や、今後どのように活用していきたいかなど、東京を拠点とする同社の取締役／CTOの朝永将さんに伺いました。
ワイノック株式会社 朝永将さん
タスクワールドを導入したきっかけを教えてください。
これまでは、エンジニアと経営側のそれぞれの職種で、いくつかの異なるツールを組み合わせながらタスク管理を行っていました。職種によって管理する内容や使い方に違いがあるからです。しかし、社員が増えてきたこともあり、情報の集約の必要性が出てきました。さまざまなツールを併用することで、タスクの把握にタイムラグが生じることは避けたいと思い、一つにまとめられるツールを探したのがきっかけです。
現在はタスクワールドのみで管理されているのでしょうか？
2018年7月からの導入なので、ちょうど3ヶ月が過ぎたところです。従来ツールを併用しつつ、移行中というのが現状です。事務所の移転も来年に控え、事業もますます拡大予定なので、できるだけ早くタスクワールド一本化を目指したいと考えています。現在の業務と並行しての移行なので、多少時間はかかっていますが、タスクワールドへの一本化は着実に進んでいます。
タスク管理における経緯を教えてください。
代表と私でクラウド周りの事業を展開しようと立ち上げた会社なので、もともとはそれまで個人的に繋がりのあるお客様が対象の小規模なものでした。弊社は、受託開発と客先常駐の2本立てで事業を展開しています。今期は5期目にあたるのですが、新規のお問い合わせが急激に増え始めたところです。少数精鋭でやってきた会社なのですが、案件が増えることでタスクの抜けもれが出てくる可能性を懸念し、タスク管理の手法を見つめ直すことにしました。
タスクワールドをどのように使っていますか？
「To Do」、「実行中」、「完了」の3段階でシンプルにタスク状況を確認できるようにしています。タスクを作成し課題をボードでまとめるという使い方です。当初は、いわゆる制作、開発周りで使うことがメインになるのではと思っていたのですが、実際には私が管理する経営周りでもフル活用されています。契約書、請求書の管理はグッと便利になりました。たとえば、タスクにリマインドをつけておけば、客先常駐で契約更新が3ヶ月に1回ある取引先に、更新に関するお声がけを忘れることがありません。
また、「タスクの繰り返し機能」は、他のツールと比較した上で、タスクワールドの大きなメリットだと感じています。請求書も意外とタイトなスケジュールで提出を求められることが多いのですが、一度タスクワールド上でフローを作ってしまうと、とても効果的で効率が上がります。フローが出来上がれば、あとは各タスクに毎月の繰り返し設定をすると、抜けもれとは無縁になれます。
タスク管理メソッドの一本化を目指して導入したタスクワールドとのことですが、その移行状況はどのような感じですか？
すでに、半分は移行済みです。残りも早めに進めていきたいと考えています。ちなみに、私の業務はその殆どがタスクワールドを介して行われています。まず、通勤中にスマホでタスクワールドを使い状況をチェック。オフィスに到着したら、PCを立ち上げ、タスクワールドを開き、詳細を確認し対応をする、というのが毎日のルーティーンになっています。まだフル活用できていない機能もあるのですが、個人的なタスクの管理においても、備忘録的にタスクワールドを使用しています。
使っていない機能もきちんと把握されているのですね？
これからもっと活用していきたいと思っているのは、チャット機能とフィードバック機能です。タスクワールドは、タスクごとにチャットができるのがとても便利ですね。普通のチャットの場合、メッセージは流れてしまう傾向にありますが、タスクワールドでタスクごとにチャットを行うことにより、後でメッセージやアップロードされたファイルを追うことが、とても楽になります。また、タスクワールドのチャットでは、「いいね」を付けることが出来るのも、とても便利だと思います。チャット上での新しいメッセージ投稿に対して、すぐにレスポンスをすることが難しい場合もよくあります。「いいね」をすることにより、「とりあえず、メッセージは見たよ！」と相手に伝えることができるのは、さりげないですが、業務効率改善に貢献していると思います。
タスクワールドの導入で感じた変化を教えてください。
ミーティングの回数が確実に減りました。これまでは、毎週1回ペースでタスク状況の確認も含めて行っていたのですが、今では月1です。以前は、共有もれを防ぐためにも、顔を付き合わせてミーティングをするようにしていたのですが、タスクワールドで効率的に状況の共有が出来ているので、わざわざ時間を作ってミーティングを行う必要がなくなりました。残業がない会社を目指していることもあり、ミーティングの時間を削減できるのは、すごくありがたいです。
今後、どのようなかたちでのタスクワールドの活用を想定していますか？
現在、外部常駐としてエンジニアに活躍してもらっていますが、今後は、受託のボリュームを増やしていきたいと考えています。エンジニアの数が増えれば、在宅や時差勤務など勤務形態にも変化が出てくると思います。タスクワールドのようなツールを有効活用すれば、出社がマストではない業務も出てくるでしょう。意欲のある方、ガッツのある方、自分で学び取ってキャッチアップできエンジニアとして力を付けていきたいと考えている方に、ぜひジョインしていただき、一緒に成長していきたいなと考えています。
